特定技能の必要書類チェックリスト｜認定・変更・更新＋国籍別の追加書類
行政書士しかま事務所特定技能の必要書類チェックリスト｜認定・変更・更新＋国籍別の追加書類
特定技能の必要書類は「1本のリスト」ではありません。入管庁の提出書類一覧は、申請人（第1表）・所属機関（第2表）・分野（第3表）の3つを組み合わせる構造です。この記事では、その構造どおりに認定・変更・更新の必要書類を整理し、タップで消せるチェックリストにまとめました。
この記事のポイント
特定技能の提出書類は、①第1表（申請人）＋②第2表の1〜3のいずれか（所属機関）＋③第3表の1〜16のいずれか（分野）を選んで組み合わせます。この3枚立ての構造を外すと、書類の抜けや取り違えが起きます。
認定・変更・更新でセットが変わります。認定と変更は書類が多く、変更では申請人本人の税・社会保険・年金の書類が加わります。更新は第2表が原則不要で最も軽くなります。
「提出の要否」が△の書類は、条件を満たせば省略できます。過去に提出済みなら省略でき、同一年度内に既に受け入れている機関は第2表そのものが不要です。オンライン申請が省略の条件ではありません。
必要書類の全体像｜3枚立ての構造
提出書類一覧は、次の3種類から該当するものを選んで組み合わせる建て付けになっています。この3つを正しく分けることが、書類準備の出発点です。
| 区分 | 内容 | 選び方 |
|---|---|---|
| 第1表 | 申請人（外国人本人）に関する書類 | 認定用・変更用・更新用から、申請の種類に合ったものを使用 |
| 第2表 | 所属機関（受入企業）に関する書類 | 1〜3のいずれか（個人事業主・法人などの区分に応じて） |
| 第3表 | 分野に関する書類 | 1〜16のいずれか（介護・外食業など、該当分野を1つ） |
認定・変更・更新の違い
| 申請の種類 | 対象者 | 書類量 |
|---|---|---|
| 在留資格認定証明書交付申請 | 海外から新規に受け入れる場合 | 多い |
| 在留資格変更許可申請 | 国内で他の在留資格（留学・技能実習等）から変更する場合 | 多い（納付状況の書類が加わる） |
| 在留期間更新許可申請 | すでに特定技能で在留し、継続して働く場合 | 少なめ（第2表は原則不要） |
複数人を同時に申請するとき
同一の受入れ機関で複数の申請人を同時に申請する場合は、第1表の「申請人名簿」を先頭に置き、申請人ごとに一式をクリップで綴じます（ホッチキス不可）。所属機関概要書や登記事項証明書など、先頭の申請人と内容が同じ書類は2人目以降で省略できます。
認定申請の必要書類（第1表）
海外から新規に受け入れる場合の、申請人に関する書類です。必須は原則すべての申請で必要なもの、場合によりは条件に当てはまるときに必要なものです。下のリストはタップで消せます（保存はされません）。
- 返信用封筒（簡易書留）又はレターパックプラス必須
- 「特定技能1号」に係る提出書類一覧表（認定用）必須
- 在留資格認定証明書交付申請書（別記第6号の3様式）必須写真（縦4cm×横3cm・6か月以内・裏面に氏名）を貼付
- 特定技能外国人の報酬に関する説明書（参考様式第1-4号）必須同一年度内に既に受け入れている等の場合は省略可
- 賃金規程の写し場合により賃金規程に基づき報酬を決定した場合。既受入れ等で省略可
- 特定技能雇用契約書の写し（参考様式第1-5号）必須申請人の署名と、本人が理解できる言語での記載が必要
- 雇用条件書の写し（参考様式第1-6号）必須申請人の署名と、本人が理解できる言語での記載が必要
- 賃金の支払（参考様式第1-6号別紙）必須
- 年間カレンダーの写し（言語併記）場合により1年単位の変形労働時間制を採用している場合
- 1年単位の変形労働時間制に関する協定書の写し場合により
- 雇用の経緯に係る説明書（参考様式第1-16号）必須既受入れ等で省略可。申請人の署名と理解できる言語での記載が必要
- 人材サービス総合サイトの画面を印刷したもの場合により雇用契約の成立をあっせんする者がいる場合
- 健康診断個人票（参考様式第1-3号）必須外国語で作成されている場合は日本語訳も必要
- 受診者の申告書（参考様式第1-3号別紙）必須
- 1号特定技能外国人支援計画書（参考様式第1-17号）必須申請人の署名と、本人が理解できる言語での記載が必要
- 登録支援機関との支援委託契約に関する説明書（参考様式第1-25号）場合により支援計画の実施の全部を登録支援機関に委託する場合
- 二国間取決において定められた遵守すべき手続に係る書類場合により認定では対象国籍はカンボジア・ベトナム（令和7年9月現在）
よくある取り違え｜これらは「所属機関（第2表）」ではありません
報酬に関する説明書（第1-4号）・雇用の経緯に係る説明書（第1-16号）・支援計画書（第1-17号）は、すべて申請人に関する第1表の書類です。会社が用意する書類だからと第2表に分類してしまう誤りが多いところなので、ここで押さえておいてください。
所属機関の必要書類（第2表）
受入企業（法人）に関する書類です。冒頭の重要ルールとして、同一年度内に特定技能外国人を既に受け入れている機関は、第2表そのものが提出不要です。初めて受け入れる場合に必要になります。
- 特定技能所属機関概要書（参考様式第1-11号）必須
- 支援体制に関する書類（下記①〜③のいずれか）場合により支援計画の実施の全部を登録支援機関に委託する場合は不要
- 登記事項証明書必須
- 業務執行に関与する役員の住民票の写し必須マイナンバーの記載がなく、本籍地の記載があるもの
- 特定技能所属機関の役員に関する誓約書（参考様式第1-23号）場合により受入れの業務執行に関与しない役員がいる場合
- 労働保険料等納付証明書（未納なし証明）必須
- 社会保険料納入状況回答票（又は24か月分の健康保険・厚生年金保険料領収証書の写し）必須
- 納税証明書（その3）必須源泉所得税・法人税・消費税
- 直近1年度分の法人住民税の納税証明書必須
支援体制の書類は「3つのルート」のいずれか
自社で支援を行う（＝登録支援機関に全部委託しない）場合、支援体制を示す書類が必要です。「受入れ実績が必須」と誤解されがちですが、実績がなくても満たせるルートがあります。
①受入れ実績ルート
過去2年間に中長期在留者の受入れ・管理を適正に行った実績がある場合。受け入れた中長期在留者リスト（第1-11-2号）、支援責任者の履歴書（第1-20号）等。
②生活相談業務の経験者ルート
過去2年間に中長期在留者の生活相談業務に従事した経験を持つ役員・職員を選任する場合。生活相談業務を行った中長期在留者リスト（第1-11-3号）、支援担当者の履歴書（第1-22号）等。自社に受入れ実績がなくても、経験者を配置すれば満たせます。
③同程度の能力を有すると認められるルート
①②と同程度に支援業務を適正に実施できると認められる場合。説明書と、その立証資料。
自社支援に切り替えるべきか迷う場合は、特定技能の自社支援、本当に得か損か｜委託費を見直す前にチェックすべき5項目で判断材料を整理しています。
変更申請で加わる書類
国内で留学・技能実習などから特定技能へ変更する場合です。第1表・第2表・第3表の基本構造は認定と同じですが（申請書は別記第30号様式）、すでに日本で生活している申請人本人の、納付状況に関する書類が加わります。
- 個人住民税の納税証明書（全ての納期が経過している直近1年度分）場合により過去1年以内の申請で提出済み等の場合は省略可
- 個人住民税の課税証明書（納税証明書と同一の賦課年度）場合により
- 課税証明書と同一年の給与所得の源泉徴収票の写し場合により複数ある場合は確定申告のうえ納税証明書（その3）も必要
- 医療保険の資格情報の写し（マイナポータル）又は資格確認書の写し場合により申請時点で国民健康保険の被保険者である場合。番号はマスキング
- 直近1年度分の国民健康保険料（税）納付証明書場合により申請時点で国民健康保険の被保険者である場合
- 被保険者記録照会回答票（年金）場合により申請時点で国民年金の被保険者である場合。基礎年金番号はマスキング
- 被保険者記録照会（納付Ⅱ）又は24か月分の国民年金保険料領収証書の写し場合により
- 公的義務履行に関する誓約書（参考様式第1-26号）場合により住民税・国保・国民年金のいずれかに滞納がある場合
留学生からの変更は在留期限から逆算を
留学から特定技能への変更は、卒業前から準備を始めるのが安全です。在留期限までに変更が間に合わないと、一度出国が必要になる場合があります。技能実習からの移行を含めた在留期限の逆算は、技能実習から特定技能1号への移行｜「間に合わない」を防ぐガイドで解説しています。
更新申請の必要書類
すでに特定技能で在留している方が、同じ会社で継続して働く場合の申請です。所属機関に関する第2表は原則不要で、雇用の継続と、申請人本人の納付状況の確認が中心になります。認定・変更に比べて書類は大きく減ります。
更新で押さえる点
更新では、更新許可申請書・写真・在留カードの提示のほか、雇用契約書・雇用条件書など雇用の継続を示す書類と、住民税・国民健康保険・国民年金など納付状況の書類（△・条件により省略可）が中心になります。分野に関する第3表は必要になる場合があります。正確な項目は申請区分によって変わるため、更新用の提出書類一覧で確認してください（個別のご案内も承ります）。
通算在留期間に注意
特定技能1号は通算5年が上限です。更新の際は、これまでの在留期間を確認し、5年を超えないかを必ずチェックしてください。5年の壁が近い方は、分野によっては特定技能2号への移行や、介護であれば在留資格「介護」への変更という次の在留ルートを早めに設計しておく必要があります。
分野別の必要書類（第3表）
分野に関する書類は、第3表の1〜16のうち、該当する分野を1つ選びます。多くの分野に共通するのは、①分野別の「受入れに関する誓約書」と、②「協議会の構成員であることの証明書」です。これに、分野ごとの取得ルート別の試験合格証明書や、分野特有の許可証などが加わります。
例：介護分野（第3表の1）
- 取得ルートに応じた書類（下記①〜④のいずれか）必須
- 介護分野における特定技能外国人の受入れに関する誓約書（分野参考様式第1-1号）必須
- 介護分野における業務を行わせる事業所の概要書（分野参考様式第1-2号）必須
- 協議会の構成員であることの証明書（特定技能所属機関）必須裏面に就業場所の事業所名や種別コード等が記載されているもの
取得ルートは、①介護福祉士養成施設修了者、②EPA介護福祉士候補者で4年間の在留を満了した方、③介護職種の技能実習2号を良好に修了した方、④それ以外（試験ルート）に分かれます。試験ルートは、介護技能評価試験・介護日本語評価試験・日本語試験（N4以上等）の3つが必要で、日本語系の試験が2種類ある点が他分野と異なります。介護分野の人数制限・協議会加入・訪問介護の要件まで含めた詳細は、特定技能「介護」の人数制限、足りていますか｜受入れ要件・3つの試験・必要書類で解説しています。
他分野の第3表の例
| 分野 | 第3表の主な書類 |
|---|---|
| 外食業（第14） | 受入れに関する誓約書（第14-1号）／飲食店営業の営業許可証又は届出書の写し（旅館・ホテルや風営法の許可は業務による）／協議会の構成員であることの証明書 |
| 飲食料品製造業（第13） | 受入れに関する誓約書（第13-1号）／協議会の構成員であることの証明書 |
| 工業製品製造業（第3） | 受入れに関する誓約書（第3-1号）／JAIM又は協議会の構成員名簿を印刷したもの |
| 建設 | 第3表とは別に、建設特定技能受入計画の認定・JAC加入・建設キャリアアップシステム（CCUS）登録という固有のスキームがあります |
建設分野は要件が独立して重いため、建設分野の特定技能｜JAC加入・受入計画・費用を徹底解説で別途詳しく解説しています。試験ルートか技能実習ルートかで免除される試験が変わる点は全分野に共通するので、いずれの分野でも取得ルートの確認を最初に行ってください。
国籍別の追加手続き
ここは誤解が多いところなので、「入管に提出する書類」と「送出国側で必要な手続き」を分けて整理します。
入管に提出する二国間取決の書類
提出書類一覧（令和7年9月30日改定）で、二国間取決に基づき入管へ提出する書類が求められる国籍は、認定申請ではカンボジア・ベトナム、変更申請ではカンボジア・タイ・ベトナムです（いずれも令和7年9月現在）。対象は変わり得るため、申請時点の最新の一覧で確認してください。
送出国側で必要な手続き（入管提出書類とは別）
上記とは別に、送出国の制度として手続きが必要な国があります。これらは入管に出す書類そのものではなく、送出国側でクリアしておくべき手続きです。運用は変わりやすいため、最新は認定送出機関や在京大使館で確認してください。
ベトナム｜推薦者表（特定技能外国人表）
海外から受け入れる場合は、DOLAB（労働・傷病兵・社会問題省 海外労働局）が認定した送出機関を通じ、DOLABの承認を受けた推薦者表が必要です。日本国内在住のベトナム人については、駐日ベトナム大使館で推薦者表の交付を受けます。推薦者表がないと認定証明書交付申請ができないため、早めの取得が必要です。
フィリピン｜MWO・DMW・OEC
MWO（移住労働者事務所・旧POLO）で書類の確認を受け、DMW（移住労働者省・旧POEA）のシステムに雇用主を登録し、最終的に本人がOEC（海外雇用許可証）を取得します。日本在住のフィリピン人（技能実習・留学等からの変更）でも、原則としてこの手続きが必要になる点が他国と異なります。一時帰国時にはOECの再取得が必要になることがあります。
推薦者表が不要になるケースもあります
ベトナムでは、すでに特定技能の在留資格を持つ方の転職・更新など、ケースによっては送出機関を介さない場合があります。国籍別の手続きは例外の切り分けが細かいので、対象者ごとに確認するのが安全です。
必要書類の抜け・取り違えを防ぎたい方へ
特定技能の書類は、第1表・第2表・第3表の組み合わせと△書類の省略判断で差が出ます。書類の作成から入管への申請取次まで、専門家がサポートします。要件の確認だけのご相談も歓迎です。
よくある書類不備と対策
| よくある不備 | 対策 |
|---|---|
| △書類の省略判断を誤る | 過去に提出済みで内容変更なし・有効期限内かを確認し、「過去に提出した申請情報」欄に申請年月日と受付番号（又は在留カード番号）を記載 |
| 雇用条件書・支援計画書に申請人の署名や訳文がない | 本人が理解できる言語での記載と署名を確認。外国語書類には日本語訳を添付 |
| 原本書類の有効期限切れ | 原本が必要なものは発行後3か月以内、有効期限があるものは期限内のものを準備 |
| 役員の住民票にマイナンバーが記載されている | マイナンバーの記載がなく、本籍地の記載があるものを取得 |
| 評価調書が発行されない | 技能実習からの移行で評価調書が受けられない場合は、申請前に地方出入国在留管理局へ相談 |
| 国籍別手続きの漏れ | ベトナム・フィリピン等は送出国側の手続きを事前確認。入管の二国間取決書類の対象国籍も申請時点で確認 |
書類が揃わないと審査が遅れます
提出書類が揃っていないと、追加資料の提出を求められて審査が大幅に遅れたり、不利益な処分につながる可能性があります。提出前のダブルチェックが重要です。
よくある質問
料金・サポート内容
| 申請種類 | 料金（税別／1名） |
|---|---|
| 認定・変更申請 | 50,000円 |
| 更新申請 | 30,000円 |
| 初回相談 | 無料 |
必要書類一式の作成は申請料金に含まれています。在留カード発行手数料等の実費は別途です。書類の状況により工数が大きく増える場合は、着手前にお見積りをご提示します。税証明書・源泉徴収票の取得は申請人ご本人に行っていただきます。
この記事のまとめ
- 必要書類は第1表（申請人）＋第2表（所属機関）＋第3表（分野）の組み合わせ
- 報酬説明書（1-4号）・雇用の経緯説明書（1-16号）・支援計画書（1-17号）は第1表（所属機関ではない）
- △書類は過去提出済み等で省略可／同一年度内に既受入れなら第2表は不要（オンライン申請が条件ではない）
- 変更は住民税・国保・国民年金の書類が加わる。更新は第2表が原則不要で最も軽い
- 分野の第3表は誓約書＋協議会証明書が軸。取得ルートで試験書類が変わる
- 国籍別は入管提出の二国間取決書類と送出国側の手続き（推薦者表・MWO/OEC等）を分けて確認
この記事の情報について
本記事は2026年7月時点の情報に基づき、出入国在留管理庁「特定技能外国人の在留諸申請に係る提出書類一覧・確認表」（令和7年9月30日改定版）および「特定技能制度における運用改善について」を参照しています。提出書類一覧・確認表は随時改定され、二国間取決の対象国籍や様式番号も変更される場合があります。実際の申請にあたっては、申請時点の最新の法令・告示・通知および入管庁の公表内容をご確認ください。個別の案件については専門家にご相談ください。
