基本方針および事業者の表示

行政書士しかま事務所（以下「当事務所」）は、業務上お預かりする個人情報を適正かつ安全に管理し、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」）、行政書士法その他の関係法令およびガイドラインを遵守して取り扱います。

当事務所は、行政書士法第12条により、正当な理由がなく、業務上取り扱った事項について知り得た秘密を漏らしてはならない義務を負っています。この義務は、行政書士でなくなった後も同様です。

本ポリシーにおいて、「依頼者」とは当事務所と委任契約を締結する受入企業その他の方を、「申請人」とは申請の対象となる外国人ご本人を、「関係者」とは登録支援機関、職業紹介事業者その他業務上関係する方をいいます。

• 個人情報取扱事業者：行政書士　鹿間　英樹（行政書士しかま事務所）
• 所在地：〒160-0023　東京都新宿区西新宿4-40-5　西新宿ビューハイツ903

個人情報の取得および利用目的

当事務所は、適正な手段により個人情報を取得します。申請人の個人情報については、ご本人から直接取得するほか、依頼者または関係者を通じて提供を受ける場合があります。

取得した個人情報は、以下の目的で利用します。

• 在留資格に関する申請書類の作成、申請取次その他の行政手続に関する業務
• 許認可申請その他の官公署に提出する書類の作成および提出に関する業務
• ご本人確認および申請に必要な事実関係の確認
• 受任の可否の判断、お見積りの作成、契約の締結および履行
• 依頼者、申請人および関係者との連絡調整ならびに業務の報告
• 業務記録の作成および保存ならびに法令に基づく帳簿の備付け
• ウェブサイトの利用状況の把握および改善
• その他、あらかじめご本人の同意をいただいた目的

要配慮個人情報および特定個人情報の取扱い

当事務所は、在留資格に関する申請に必要な健康診断の結果その他の要配慮個人情報について、法令に基づく場合を除き、あらかじめご本人の同意を得たうえで取得し、申請の目的に必要な範囲に限って取り扱います。

特定個人情報（マイナンバー）については、当事務所の業務において取り扱う必要がないため、取得、利用および提供を行いません。マイナンバーが記載された書類の提出はお求めしません。誤ってご提供いただいた場合は、マイナンバーの記載のない書類の再提出をお願いしたうえで、お送りいただいた書類を速やかに廃棄します。

個人データの第三者提供

当事務所は、法令に基づく場合その他個人情報保護法に定める例外に該当する場合を除き、あらかじめご本人の同意を得ることなく個人データを第三者に提供しません。

• 出入国在留管理庁、国土交通省その他の行政機関への書類の提出は、ご本人または依頼者からのご依頼に基づき、申請の目的を達成するために必要な範囲で行います。
• 登録支援機関、監理支援機関、職業紹介事業者その他の関係者への個人データの提供は、法令により本人の同意を要しない場合を除き、あらかじめご本人の同意を得たうえで行います。

第三者から個人情報の開示または申請状況の照会を受けた場合、当事務所は、当該第三者の権限および提供の必要性を確認したうえで、法令上または契約上認められる範囲で対応します。

外国にある第三者への提供

入管業務および外国人支援業務において、申請人の本国のご家族、送出機関、外国政府機関その他の外国にある第三者へ個人データを提供する必要がある場合、当事務所は、法令に基づく場合その他個人情報保護法に定める例外に該当する場合を除き、あらかじめご本人の同意を得たうえで提供します。

同意をいただく際には、移転先となる外国の名称、当該外国における個人情報の保護に関する制度に関する情報および提供先が講ずる個人情報の保護のための措置に関する情報をお伝えします。

安全管理措置ならびに個人情報の保管および廃棄

当事務所は、取り扱う個人情報の漏えい、滅失またはき損の防止その他の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じます。講じている措置の概要は、本ページのセキュリティポリシーに記載するとおりです。具体的な内容については、下記の窓口までお問い合わせいただければ、遅滞なく回答いたします。

外的環境の把握として、当事務所は、外国の事業者が提供するクラウドストレージ、電子メールその他の情報処理サービスを利用しており、これらのサービスにおいて個人データを取り扱う場合があります。これらのサービスを提供する事業者が所在する外国は、アメリカ合衆国です。

個人データが保存されるサーバーには、日本国内に所在するものと外国に所在するものがあり、サービスの提供形態上、当事務所において所在する国を特定することができません。これは、各サービスが世界各地のデータセンターを用いて提供されており、個々のデータの保存先が利用者に開示されないためです。サーバーが所在する外国の候補としては、各サービスを提供する事業者がいずれもアメリカ合衆国に本拠を置いていることから、同国が含まれます。当事務所は、当該外国における個人情報の保護に関する制度を把握したうえで、必要かつ適切な措置を講じます。

個人情報は、利用目的の達成および法令上必要な範囲で適切に保管します。保存の必要がなくなった個人情報については、合理的かつ適切な方法により削除または廃棄します。

クッキー（Cookie）およびアクセス解析ツールについて

当事務所のウェブサイトでは、利用状況の把握およびサービスの改善を目的として、Google Analytics等のアクセス解析ツールおよびクッキーを使用する場合があります。取得する情報には、閲覧履歴、利用環境、端末に関する情報等が含まれます。

これらの情報は、それ単体では特定の個人を識別しない場合がありますが、当事務所が保有する他の情報と照合することにより特定の個人を識別できる場合には、個人情報として取り扱います。

クッキーの利用は、ブラウザの設定により無効にすることができます。また、Google Analyticsによる情報の収集は、Googleが提供するオプトアウトアドオンを利用することで停止できます。

保有個人データの開示・訂正・利用停止等

保有個人データの利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止のご請求は、ご本人または法令上認められた代理人（法定代理人およびご本人が委任した代理人）からお受けします。

ご請求に当たっては、下記の窓口までご連絡ください。ご本人確認および代理権限の確認を行ったうえで、法令の規定に従って対応いたします。手数料はいただきません。

ただし、行政書士法に基づく帳簿の備付けおよび保存その他の法令により保存が義務づけられている情報については、利用の停止または消去のご請求に応じられない場合があります。この場合は、その旨および理由をご説明します。

なお、依頼者が自らの契約に関する資料の提供を求められる場合と、申請人ご本人による保有個人データの開示等のご請求とは、別の手続として取り扱います。

漏えい等が発生した場合の対応

万が一、個人情報の漏えい等の事故が発生した場合は、事実関係を速やかに調査し、被害の拡大の防止に努めるとともに、法令上必要な場合には個人情報保護委員会への報告およびご本人への通知を行います。

お問い合わせ・苦情受付窓口および改定

個人情報の取扱いに関するご質問、開示等のご請求および苦情のお申出は、下記の窓口までご連絡ください。

本ポリシーは、法令の改正、社会情勢の変化および業務の実態に合わせて適宜見直しを行います。改定した内容は当事務所ウェブサイトにて公表します。

情報セキュリティ基本方針

当事務所は、お預かりした情報資産を保護するため、物理的・技術的・人的なセキュリティ対策を総合的に実施し、継続的な改善に努めます。

セキュリティ対策の実施

当事務所では、以下の対策を講じています。

• 技術的対策：セキュリティソフトの導入・更新、パスワード管理の徹底、業務データの送受信における通信の暗号化
• 物理的対策：書類の施錠管理、執務スペースへの部外者立入制限、紛失・盗難防止措置
• 人的対策：個人情報保護および守秘義務に関する継続的な自己研鑽ならびに業務を補助する者に対する守秘義務の徹底およびアクセス権限の管理
• 運用管理：定期的な点検および必要に応じた見直しを行い、必要に応じて専門家の助言を求め、情報セキュリティ体制の維持・向上に努めます

緊急時対応

自然災害やサイバー攻撃等の緊急事態が発生した際には、被害の拡大の防止、データの保全および業務の復旧を優先するとともに、原因の調査を行い、関係機関および関係する方々への必要な連絡を迅速に行います。

外部委託先およびクラウドサービス等の管理

業務の一部を外部に委託する場合は、十分なセキュリティ水準を満たす者を選定し、秘密保持契約を締結する等の適切な監督を行います。クラウドサービスその他の外部サービスを利用する場合は、利用条件、データの保存先および安全管理措置を確認したうえで利用します。

改定

本ポリシーは、法令改正や社会情勢の変化、業務実態に合わせて適宜見直しを行います。改定内容は当事務所ウェブサイトにて公表します。