特定技能の定期届出を徹底解説新様式の書き方・提出書類・届出の流れ
行政書士しかま事務所【2026年4月が初回】
特定技能の定期届出を徹底解説
新様式の書き方・提出書類・届出の流れ
2025年4月の省令改正により、特定技能の定期届出が年1回に変更されました。新制度初の定期届出の提出期間は2026年4月1日〜5月31日。届出書の書き方、提出書類一覧、届出不履行のリスクまで、行政書士が実務の視点で解説します。
💡 この記事の結論
新制度の定期届出は様式・書類が一新
中小企業は添付書類が多く、早めの準備が必須
初回提出期間：2026年4月1日〜5月31日｜届出不履行は罰則・受入れ停止のリスクあり
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定期届出とは？基本情報まとめ
定期届出とは、特定技能外国人を受入れている企業（特定技能所属機関）が、受入れ状況・活動状況・支援実施状況を出入国在留管理庁に報告する法的義務です。
法的根拠は、出入国管理及び難民認定法第19条の18第2項第1号〜第3号及び同法第19条の30第2項に定められています。
| 届出義務者 | 特定技能所属機関（受入れ企業・個人事業主） |
|---|---|
| 届出頻度 | 年1回（2025年4月の省令改正により変更） |
| 対象期間 | 4月1日〜翌年3月31日（年度単位） |
| 提出期間 | 翌年度の4月1日〜5月31日 |
| 届出対象 | 特定技能1号・2号の両方（1日でも受入れがあれば届出必要） |
| 届出様式 | 参考様式第3-6号（受入れ・活動・支援実施状況を一体化した新様式） |
届出が必要となるケース
対象期間中に1日でも在留資格「特定技能」を有する外国人と雇用契約関係があった場合、実際の就労がなくても定期届出の提出が必要です。
例えば、2026年3月31日に受入れを開始した場合でも、受入れ期間が1日であっても届出義務が発生します。
届出が不要なケース
- 対象期間中に特定技能外国人の受入れを一切行っていない場合
- 特定技能所属機関が倒産・廃業しており、届出書の作成・提出ができない場合
省令改正による変更点まとめ
2025年4月1日施行の「出入国管理及び難民認定法施行規則の一部を改正する省令」により、特定技能の定期届出は大きく変わりました。今回の定期届出は改正後初めての届出となります。
主な変更点
旧制度（〜2025年3月）
四半期ごと
（年4回）
新制度（2025年4月〜）
年1回
（4/1〜5/31に提出）
届出様式・内容の変更
- 「受入れ・活動状況に係る届出書」と「支援実施状況に係る届出書」が一体化（参考様式第3-6号）
- 届出項目が簡素化（不要になった項目あり）
- 登録支援機関は所属機関を経由して提出する新フローに変更
- 随時届出の対象範囲が拡大（1ヶ月以上未就労の場合など）
定期届出から削除された項目
- 所属する日本人・外国人別の従業員数、新規雇用者数、離職数、行方不明者数
- 各種保険の適用状況、労災保険適用手続き状況
- 安全衛生に関する状況
- 受入れに要した費用の額・内訳
- 比較対象となる日本人に対する報酬の支払状況
⚠️ 定期面談は年1回ではありません
定期届出は年1回に変更されましたが、1号特定技能外国人に対する定期面談は従来どおり3ヶ月に1回以上の実施が必要です。
オンライン面談が認められるようになりましたが（本人同意・録画保存が条件）、年1回は対面で実施する必要があります。混同しやすいのでご注意ください。
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提出書類一覧と「一定の基準」による省略ルール
提出書類は、すべての所属機関に共通する書類と、「一定の基準」を満たすかどうかで異なる追加書類に分かれます。
① 全所属機関に共通する提出書類
| 書類名 | 様式番号 | 備考 |
|---|---|---|
| 受入れ・活動・支援実施状況に係る届出書 | 参考様式第3-6号 | 法人は本店・本社が1部提出 |
| 特定技能外国人の受入れ・活動・支援実施状況 | 参考様式第3-6号（別紙1） | 事業所ごとに作成、本社がまとめて提出 |
| 届出書（署名欄） | 参考様式第3-6号（別紙2） | 複数の登録支援機関に全部委託している場合 |
| 報酬支払証明書 | 参考様式第5-7号 | 口座振込以外で報酬を支払っている場合のみ |
| 理由書 | 任意様式 | 届出期間内に届出ができなかった場合等 |
② 「一定の基準」を満たさない場合の追加書類
🚨 多くの中小企業はこちらに該当します
「一定の基準」を満たさない場合、以下の書類を追加で提出する必要があります。登記事項証明書や納税証明書の取得には時間がかかるため、早めの準備が必要です。
| 書類名 | 備考 |
|---|---|
| 基準適合性に関する誓約書（参考様式第5-17号） | 必須 |
| 特定技能所属機関概要書（参考様式第1-11-1号） | 必須 |
| 中長期在留者の受入れ実績等に関する資料 | 自社支援の場合のみ |
| 登記事項証明書 | 法人の場合 |
| 業務執行に関与する役員又は個人事業主の住民票の写し | マイナンバー記載なし、本籍地記載あり |
| 役員に関する誓約書（参考様式第1-23号） | 業務執行に関与しない役員がいる法人 |
| 労働保険料の納付に係る資料 | 直近1年分 |
| 社会保険料の納付に係る資料 | 直近1年分 |
| 納税証明書（その3） | 税務署発行 |
| 法人住民税又は個人住民税の納付に係る資料 | 直近1年度分 |
③ 「一定の基準」を満たす場合（書類省略が可能）
✅ 「一定の基準」の3つの条件
以下の3つをすべて満たす場合、②の書類の多くを省略できます。
❶ 過去3年間に指導勧告書の交付または改善命令処分を受けていない
❷ 在留諸申請をオンライン申請、各種届出を電子届出で行っている
❸ 以下のいずれかに該当する：
・日本の証券取引所に上場している企業
・保険業を営む相互会社
・イノベーション創出企業（高度専門職省令該当）
・一定の条件を満たす企業等
・源泉徴収税額が1,000万円以上の団体・個人
・3年間の継続した受入れ実績を有し、過去3年間に債務超過がない法人
📋 電子届出の事前登録をお忘れなく
「一定の基準」を満たす条件の一つに「電子届出で届出を行っていること」があります。まだ登録していない場合は、出入国在留管理庁の電子届出システムから早めに利用者登録を済ませましょう。
届出書の書き方・記載のポイント
ここでは、届出書（参考様式第3-6号）の主な記載項目と、出入国在留管理庁の「定期届出の作成要領」に基づいた注意点を解説します。
報告対象特定技能外国人数の数え方
対象期間中に1日でも受入れがあった特定技能外国人を「1名」としてカウントします。
- 途中で入退職した外国人も、受入れていた時期が対象期間内であれば1名として計上
- 同一外国人との雇用契約を終了し同期間内に再雇用した場合は、1名として計上
- 特定技能1号から2号へ変更許可を受けた場合は、2号の人数として計上（1号には計上しない）
- 届出提出日（4月以降）に新たに許可を受けた外国人は、今回の届出対象外
労働条件等（月平均値）の算出
実労働日数、所定内実労働時間数、超過実労働時間数、現金給与額はすべて月平均値で記載します。
⚠️ 月平均の算出で注意すべき点
・月の途中で受入れを開始/終了した月は除外して平均値を算出
・休業した月は含めて平均値を算出（完全休業の月も含む）
・1号→2号変更の場合、2号欄には変更許可月の翌月以降の平均値を記載
・雇用期間が1ヶ月未満の場合は「0」を記載し、備考欄に「1か月未満」と記入
・数値は小数点第1位を四捨五入して整数値で記載
超過労働給与額でよくある間違い
正しい記載方法
超過労働給与額には「割増分のみ（0.25倍部分）」ではなく、時間外手当分の全額（1.25倍分の金額）を記載してください。
所定労働時間内の深夜労働は超過実労働時間に含めず、「きまって支給する現金給与額」に含めて記載します。
昇給率の記載
届出書作成年度の4月1日時点で、同一の在留資格で継続して2年以上同一の外国人を受入れている場合に記載が必要です。2年未満の外国人しかいない場合は空欄で構いません。
署名欄の注意
⚠️ 署名は必ず自筆で
届出書の署名欄は自筆署名が必須です（PCでの印字や社判のみは不可）。
登録支援機関へ支援を委託していても、「本届出書作成者（特定技能所属機関）」欄には所属機関の方が署名してください。
提出方法
電子届出（推奨）
出入国在留管理庁電子届出システムから提出。書類省略の条件にもなるため、電子届出を強くおすすめします。
郵送
管轄の地方出入国在留管理局・支局宛てに郵送。簡易書留など記録が残る方法で送付してください。
窓口持参
管轄の地方出入国在留管理局・支局の窓口に持参して提出。
- チェック漏れや記載漏れはありませんか
- 届出を行う機関・担当者は所属機関の職員になっていますか
- 署名欄は自筆で署名されていますか（印字NG）
- 提出期間内（4月1日〜5月31日）の提出ですか
- 提出書類はすべてそろっていますか
- 別紙1は事業所ごとに作成し、本社でまとめていますか
- 提出先は本店所在地を管轄する地方局になっていますか
登録支援機関の届出フロー
新制度では、登録支援機関の定期届出のフローが大きく変わりました。旧制度では登録支援機関が独自に入管へ提出していましたが、新制度では所属機関を経由して提出します。
登録支援機関が支援実施状況を作成
別紙1（参考様式第3-6号別紙1）の支援実施状況部分を記載します。
所属機関に送付
作成した書類を支援委託契約の相手方である特定技能所属機関に送付します。
所属機関が取りまとめて入管に提出
所属機関が自社の受入れ・活動状況と、登録支援機関の支援実施状況を一括して提出します。
⚠️ 対象期間中に支援機関を変更した場合
対象期間中に委託先を変更した場合や自社支援に切り替えた場合は、それぞれの期間の支援実施状況を取りまとめて1年分として提出します。例えば、7月に委託先を変更し10月に自社支援に切り替えた場合は、3つの期間の実施状況をまとめます。
届出を怠った場合のリスク
定期届出の不履行は、軽視できないリスクを伴います。
🚨 届出不履行のリスク
① 罰則：30万円以下の罰金（入管法に基づく）
② 受入れ停止：特定技能外国人の受入れが認められなくなる可能性
③ 在留審査への悪影響：既に受入れている外国人の在留期間更新審査にも影響
④ 指導勧告・改善命令：「一定の基準」を3年間満たせなくなり、書類省略が不可に
「年1回で楽になった」は油断禁物
提出頻度が減った分、1回あたりの届出の重要性は増しています。1年分のデータを正確にまとめる必要があり、記載ミスや書類不備があると修正を求められます。
3月末の対象期間終了後、すぐに準備に取りかかりましょう。
よくある質問（FAQ）
在留申請＋届出のセット対応について
行政書士しかま事務所では、特定技能の在留資格申請（認定・変更・更新）をご依頼いただいたお客様に、定期届出の書類作成もセットで対応しています。申請から届出までワンストップで対応するため、企業担当者様の事務負担を大幅に軽減できます。
📋 なぜ「セット対応」なのか？
定期届出の作成には、在留申請で使用した雇用契約書・支援計画書・賃金台帳など多くの資料が必要です。在留申請を担当した行政書士がそのまま届出を作成することで、書類の整合性が保たれ、記載ミスを防止できます。
また、届出内容は次回の在留期間更新審査で参照されるため、申請と届出を一貫して管理することが、スムーズな更新許可につながります。
💰 特定技能 在留申請・届出の料金
在留申請のお客様は定期届出もセットで対応
✅ 在留申請をご依頼のお客様は、定期届出の書類作成もセットで対応いたします
✅ 添付書類（登記事項証明書・住民票・納税証明書等）の取得は企業様にてお願いしております
✅ 当事務所が選ばれる理由
・許可率100%：年間約300件の入管業務実績
・申請＋届出のワンストップ対応：書類の整合性を保ち、記載ミスを防止
・全国オンライン対応：来所不要、メール・LINE・Zoomで完結
・着手金0円：許可後・届出完了後のお支払い
・入管業務に特化：特定技能・技人国を中心とした就労ビザ専門
・登録支援機関との連携実績多数：届出・支援計画の作成を熟知
まとめ：新制度初の届出、万全の準備を
📝 この記事のまとめ
- 初回提出期間は2026年4月1日〜5月31日（対象期間：2025年4月1日〜2026年3月31日）
- 届出様式が一新され、受入れ・活動・支援実施状況が一体化された
- 「一定の基準」を満たさない中小企業は添付書類が多い（登記・住民票・納付資料等）
- 届出不履行は30万円以下の罰金、最悪の場合は受入れ停止に
- 定期面談は3ヶ月に1回のまま（年1回ではない）
- 登録支援機関は所属機関を経由して提出する新フロー
- 在留申請と届出を同じ行政書士に依頼すると、書類の整合性が保たれ効率的
特定技能の在留申請は
行政書士しかま事務所にお任せください
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平日9:00〜18:00 / 全国オンライン対応
📋 「届出の準備と一緒に、更新申請もまとめて頼みたい」
在留期間の更新時期が近い方は、届出と申請をまとめてご依頼いただけます。まずはお気軽にご相談ください。
📋 この記事の情報について
本記事は2026年2月15日時点の出入国在留管理庁資料及び関連法令に基づいて作成しています。法改正や運用変更は随時行われる可能性があります。個別具体的な事案については最新情報を確認の上、専門家にご相談ください。
