はじめての特定技能外国人採用：手順と必要書類、支援義務まで完全ガイド【2025年4月改正対応】
行政書士しかま事務所目次
特定技能制度の概要と2025年4月改正のポイント
特定技能制度は、深刻な人手不足に対応するため2019年4月に創設された外国人材受入れの制度です。2025年4月1日には大幅な制度改正が施行され、企業の事務負担軽減や手続きの簡素化が図られました。
2024年12月末時点の特定技能在留外国人数は約28.5万人に達し、前年同期比で約7.6万人増加しています。特に飲食料品製造業、工業製品製造業、介護分野での受入れが多く、国籍別ではベトナム（約13.3万人・全体の約47%）が最も多い状況です。
2025年4月施行の主な改正ポイント
届出制度の変更
四半期ごとの定期届出が年1回に変更され、様式も統合されました。「受入れ・活動・支援実施状況に係る届出書」として一本化され、提出期間は翌年4月1日〜5月31日となります。
オンライン化の促進
在留諸申請のオンライン申請・電子届出の活用で、書類提出が大幅に省略可能になりました。書類省略の条件として、オンライン申請と電子届出の両方が必須となっています。
面談規定の柔軟化
定期面談（3ヶ月に1回以上）はオンラインでも正式に可能になりました。ただし、年1回以上の対面面談が推奨されます。面談記録は面談終了日から1年以上の保存が必要です。
共生社会への連携強化
地方自治体が実施する共生社会実現施策への協力が義務化されました。活動拠点・住居地の市区町村と連携した取組みが求められ、「協力確認書」の提出が必要になります。
特定技能の対象16分野
2024年には従来の12分野から16分野へと拡大し、以下の分野で特定技能外国人の採用が可能です
※青字は2024年に新しく追加された4分野です
特定技能外国人採用の手順とフロー
特定技能外国人の採用は、在留資格「特定技能1号」を取得するための申請手続きと、外国人材の採用手順を同時に進めていく必要があります。以下が基本的な流れです。
特定技能制度の理解と受入れ体制の確認
特定技能制度の基本的な仕組みを理解し、自社が受入れ可能な分野かどうか、受入れ要件を満たしているかの確認を行います。
確認事項
- 対象分野における人手不足状況
- 欠格事由（5年以内の出入国関係法令違反等）の有無
- 機関要件の充足状況（社会保険加入、雇用契約等）
- 支援体制の構築可能性（自社対応または登録支援機関の活用）
採用計画の策定・雇用契約書作成
どのような人材を、どのような方法で採用するかの計画を立てます。以下のいずれかの方法で採用活動を行います。内定後雇用契約書作成・締結が必要です。
新規採用する場合
海外から直接採用する場合は、在留資格認定証明書（COE）の交付申請が必要です。
在留資格変更の場合
技能実習生や留学生などから資格変更する場合は、在留資格変更許可申請を行います。
支援計画の作成と体制整備
「1号特定技能外国人支援計画」を作成し、外国人材の生活支援体制を整えます。
選択できる体制
自社で実施する場合
社内に担当者を配置し、全ての支援を自社で行います。
登録支援機関に委託する場合
支援業務の全部または一部を登録支援機関に委託できます。
地方公共団体との連携（2025年改正ポイント）
特定技能外国人が活動・居住する市区町村の窓口で「協力確認書」を提出します。
重要：2025年4月改正により、地方公共団体が実施する「共生社会の実現」に関する施策への協力が義務となりました。支援計画には地方自治体の共生社会のための施策を確認・反映する必要があります。
在留資格の申請
新規採用の場合は在留資格認定証明書交付申請（海外人材採用）、または在留資格変更許可申請（国内人材採用）を行います。
2025年改正ポイント
- オンライン申請と電子届出の両方を行うことで書類省略のメリットが得られます
- 一定の条件を満たす企業は適格性に関する書類の提出が省略可能になりました
- 窓口申請では書類省略は認められないため、オンライン対応の準備が重要です
在留資格認定証明書交付後の手続き（新規採用の場合）
COE交付後、外国人材に送付し、母国の日本大使館・領事館でビザ（査証）を取得してもらいます。その後、来日・入国の手配を行います。
COE（在留資格認定証明書）の有効期間は原則3ヶ月ですが、相手国の状況により延長される場合があります。最新情報は出入国在留管理庁の公式サイトで確認してください。
受入れ準備と入国後の手続き
宿舎の確保や受入れオリエンテーションの準備を行います。入国後は住民登録、銀行口座開設、必要な保険加入手続きなどを支援します。
入国前の準備
- 住居の確保・準備
- 必要な備品の手配
- 歓迎会や研修の準備
入国後の手続き支援
- 住民登録手続き（14日以内）
- 銀行口座開設
- 社会保険・健康保険加入
- 携帯電話契約支援
就労開始後の支援と定期報告
支援計画に基づく定期的な支援の実施と、2025年改正後の年1回の定期届出を行います。
就労開始後の主な支援と報告
- 3ヶ月に1回以上の面談実施（オンライン可、年1回以上の対面推奨）
- 生活オリエンテーションの実施
- 年1回の定期届出（翌年4/1〜5/31に提出）
- 各種相談対応や生活支援
- 在留資格更新申請（期限満了の3ヶ月前から）
就労開始までのスケジュール目安
初めて特定技能外国人を受け入れる場合、申請準備から就労開始まで通常3〜6ヶ月程度かかります。特に新規採用の場合は、ビザ発給や来日の準備を含めると余裕を持ったスケジュール設定が必要です。
また、2025年4月の制度改正に対応するため、オンライン申請環境の整備や地方自治体との連携体制構築などにも時間を要する場合がありますので、早めの準備を心がけましょう。
申請に必要な書類一覧
特定技能外国人の受入れには、申請種類によって異なる書類が必要です。ここでは申請種類別に必要書類をまとめます。また、2025年4月改正により書類省略が可能なケースについても解説します。
| 申請種類 | 主な必要書類 | 備考 |
|---|---|---|
| 在留資格認定証明書交付申請（海外から採用）/在留資格変更許可申請（国内採用） ※新規採用 |
| 初めての受入れとなる場合は全ての書類が必要です。 2025年改正ポイント：オンライン申請と電子届出を行い、一定の条件を満たす企業は適格性に関する書類が省略可能です。 |
2025年改正による書類省略条件
2025年の制度改正では、以下の条件を満たす場合、適格性に関する書類提出が省略可能になりました。
必須条件
- オンライン申請と電子届出の両方を行っていること
- 以下の「一定の事業規模のある機関」のいずれかに該当すること
「一定の事業規模のある機関」の条件（いずれか1つに該当）
- 日本の証券取引所に上場している企業
- 保険業を営む相互会社
- イノベーション創出企業（高度専門職省令対象企業）
- 一定の条件を満たす企業等（資本金・売上高などの条件あり）
- 前年分の源泉徴収税額が1,000万円以上ある団体・個人
- 特定技能所属機関として3年間の継続した受入れ実績があり、過去3年間に債務超過となっていない法人
重要：窓口申請では書類省略は認められないため、オンライン対応を進めることをお勧めします。
義務的支援の内容と支援計画の作成方法
特定技能1号外国人を受け入れる企業は、「1号特定技能外国人支援計画」を作成し、外国人の日本での生活を支援する義務があります。2025年の制度改正では支援内容の実施方法に一部変更があり、特に地方公共団体との連携が義務化されました。
義務的支援の10項目
1. 事前ガイダンス
入国前に、労働条件・活動内容・支援内容・生活環境などについて、対面または書面・電話等で説明します。
2. 住居確保・生活に必要な契約支援
賃貸住宅の契約支援や社宅提供、電気・ガス・水道などのライフラインの契約支援を行います。
3. 生活オリエンテーション
日本のルール・マナー、公共交通機関の利用方法、生活必需品の購入方法などを説明します。
4. 公的手続きの同行
住民登録、銀行口座開設、携帯電話契約などの際に同行し、必要な支援を行います。
5. 日本語学習の機会の提供
日本語教室等の情報提供、学習教材の提供、自社での日本語研修実施などの支援を行います。
6. 相談・苦情対応
職場や生活上の相談・苦情について、外国人が理解できる言語で対応する体制を整えます。
7. 外国人と日本人との交流促進
地域住民との交流イベント開催や、地域の交流活動に関する情報提供を行います。
8. 転職支援（必要な場合）
雇用契約終了後に特定技能外国人が引き続き就労を希望する場合、求人情報の提供等の支援を行います。
9. 定期的な面談・行政機関への通報
3ヶ月に1回以上の面談を行い、問題があれば出入国在留管理局へ通報します。2025年改正でオンライン面談も正式に可能になりました。
10. 地方公共団体との連携（2025年改正）
特定技能外国人が活動・居住する市区町村と連携し、共生社会実現のための施策に協力します。「協力確認書」の提出が必要です。
支援計画の作成ポイント
1号特定技能外国人支援計画を作成する際の重要ポイントをご紹介します。
支援実施方法の選択
自社で実施 - 社内に支援担当者を設置し、全ての支援を自社で行う方法
一部委託 - 一部の支援を登録支援機関に委託する方法
全部委託 - 全ての支援を登録支援機関に委託する方法
作成時の注意事項
- 外国人一人ひとりに個別の支援計画が必要です
- 支援計画は外国人が理解できる言語で説明する必要があります
- 支援内容は具体的に記載してください（「必要に応じて」等の曖昧な表現は避ける）
- 地方公共団体の共生施策を確認・反映させることが必要になりました（2025年改正）
- 支援計画の変更時は変更届出が必要です
2025年改正ポイント：定期面談の柔軟化
オンライン面談の正式認可
- 3ヶ月に1回以上の定期面談はオンラインでも正式に可能に
- ただし、外国人の同意が必要
- 面談の録画を残し、1年以上保存する必要あり
- 初回面談や担当者変更時は対面が推奨されています
- 年1回以上の対面面談が望ましいとされています
面談記録の作成・保存
- 面談日時、場所（オンラインの場合はその旨）
- 面談実施者と外国人の氏名
- 面談内容（労働条件、生活状況等）
- 問題点や改善すべき事項
- 改善のための対応策
- 面談記録は面談終了日から1年以上保存
登録支援機関の活用方法
初めて特定技能外国人を受け入れる企業にとって、義務的支援の実施は大きな負担となる場合があります。そこで活用できるのが「登録支援機関」です。登録支援機関は出入国在留管理庁に登録された機関で、支援計画の実施を委託することができます。
登録支援機関のメリット
- 専門的知識・経験：外国人支援のノウハウを持つ専門家に任せられます
- 多言語対応：様々な言語で外国人とコミュニケーションが可能です
- 社内リソースの節約：自社で支援担当者を配置する必要がなくなります
- コンプライアンス確保：法令に則った適切な支援が実施されます
- トラブル対応：問題発生時に専門家の対応が受けられます
- 定期届出のサポート：年1回の届出作成や提出代行も可能です
登録支援機関選びのポイント
- 対応言語：受け入れる外国人の母国語に対応しているか
- 業界知識：自社の業種に詳しいか
- 対応地域：事業所がある地域での支援が可能か
- 支援実績：特定技能外国人支援の実績は豊富か
- サポート内容：委託したい支援項目全てに対応しているか
- 費用：費用体系は明確で適正か
登録支援機関への委託手続き
登録支援機関の選定・確認
出入国在留管理庁ウェブサイトで公開されている登録支援機関リストから選定し、対応可能な支援内容や費用を確認します。
支援委託契約の締結
委託する支援内容や費用、期間などを明記した支援委託契約を締結します。契約書には両者の権利義務関係を明確に記載することが重要です。
支援計画への記載
1号特定技能外国人支援計画に、登録支援機関に委託する内容を明記します。支援計画の「支援実施方法」欄に委託する旨と委託先登録支援機関の情報を記載します。
支援状況の確認・把握
委託後も、支援が適切に行われているか定期的に確認することが必要です。最終的な支援義務は所属機関（企業）にあるため、問題があれば改善を求めましょう。
登録支援機関の標準的な費用目安
登録支援機関の費用は、委託する支援内容や外国人の人数によって異なりますが、以下は一般的な目安です
- 初期費用：2〜5万円程度（入国時の空港出迎え、住民登録等の初期手続き支援）
- 月額費用：1.5〜3万円程度/人（定期面談、相談対応、日本語学習支援等）
- 更新申請支援：3〜5万円程度（在留期間更新申請の書類作成・申請代行）
※費用は目安であり、地域や支援内容の詳細により変動します。複数の登録支援機関から見積りを取ることをお勧めします。
地方公共団体との連携「協力確認書」の対応
2025年4月の制度改正により、特定技能外国人を受け入れる企業は、受け入れる事業所ごと・外国人が活動・居住する地方公共団体（市区町村）が実施する「共生社会の実現」に関する施策への協力が義務となりました。この新たな要件に対応するため、企業は「協力確認書」を提出する必要があります。
2025年改正の背景と目的
この改正は、特定技能外国人と地域社会との共生を促進し、外国人が生活しやすい環境を整備するために導入されました。外国人材の定着率向上と地域社会との調和ある共存を目指しています。
また、地方公共団体と企業が連携することで、外国人が直面する生活上の問題を早期に発見・解決し、トラブルの未然防止にもつながります。
特定技能1号と2号の違いと要件
特定技能には「1号」と「2号」の2種類があり、在留期間や家族帯同、業務内容などに違いがあります。長期的な人材活用を視野に入れる場合、外国人材のキャリアアップとして特定技能2号への移行も検討する価値があります。
| 項目 | 特定技能1号 | 特定技能2号 |
|---|---|---|
| 在留期間 | 通算5年まで | 更新回数制限なし（無期限更新可能） |
| 家族帯同 | 原則不可 | 配偶者・子の帯同可能 |
| 対象分野 | 16分野すべて | 11分野 |
| 技能水準 | 相当程度の知識・経験が必要 | 熟練した技能が必要（監督・指導経験等） |
| 試験要件 | 技能試験+日本語試験 | 2号試験（より高度な内容） |
| 支援計画 | 必要 | 不要 |
| 待遇条件 | 日本人と同等以上 | 日本人と同等以上 |
特定技能2号への移行要件
特定技能1号から2号への移行には、以下の要件を満たす必要があります。
2号移行の基本要件
- 2号技能試験の合格
各分野で実施される2号試験に合格する必要があります - 実務経験
多くの分野では「複数の従業員を指導しながら業務に従事した2年以上の実務経験」が求められます - 日本語能力
外食業や漁業などでは日本語能力試験N3以上が別途必要となる場合があります - 雇用契約・待遇
日本人と同等以上の報酬を確保する必要があります
※分野によって細かい要件が異なるため、詳細は出入国在留管理庁の公式情報や専門家への相談をお勧めします。
企業のメリット
- 長期的な人材確保
更新回数制限がなく、長期的な雇用計画が立てられます - 定着率向上
家族帯同が可能になるため、定着率が向上します - 熟練技能の活用
高度な技能を持つ人材として、生産性向上に貢献します - 管理コスト軽減
支援計画が不要になり、管理コストが軽減されます - 管理職育成
将来的な管理職候補としての育成も可能になります
2号移行を見据えた人材育成計画
特定技能1号で受け入れた外国人材を将来的に2号へ移行させることを視野に入れる場合、入社時から計画的な育成が重要です。
- 入社後早期から専門性の高い業務に従事させる
- 日本語能力向上のための支援を積極的に行う
- 後輩指導や小規模チームのリーダーなど、指導経験を積ませる
- 定期的なスキルアップ研修を実施する
- 2号試験の情報収集と試験準備のサポートを行う
長期的な視点での人材育成は、企業と外国人材の双方にとって大きなメリットとなります。
よくある質問と回答
特定技能外国人の採用・受入れについて、特に2025年4月の制度改正に関連した質問と回答をまとめました。
2025年4月の制度改正で最も大きく変わった点は何ですか？
最も大きな変更点は①四半期ごとの定期届出が年1回に変更されたこと、②地方公共団体との連携が義務化され「協力確認書」が必要になったこと、③オンライン申請と電子届出を両方行うことが書類省略の条件となったこと、の3点です。特に地方自治体との連携義務は新たな要件として重要です。
協力確認書は全ての申請で必要ですか？既に雇用している特定技能外国人の更新時も必要ですか？
はい、2025年4月以降の全ての申請（新規・変更・更新）で協力確認書が必要です。既に雇用している特定技能外国人の在留期間更新申請時にも未提出の場合は新たに提出する必要があります。また、活動場所や居住地が変わった場合は、新しい市区町村の協力確認書が必要になります。
定期届出が年1回になるとのことですが、具体的な提出時期と対象期間を教えてください。
2025年4月改正後の定期届出は、毎年4月1日から5月31日までの期間に提出します。届出の対象期間は前年4月1日から当年3月31日までの1年間です。例えば、2026年4〜5月に提出する届出は、2025年4月1日から2026年3月31日までの状況を報告することになります。
オンライン申請体制が整っていない場合、書類省略のメリットは受けられないのでしょうか？
その通りです。2025年改正では、オンライン申請と電子届出の両方を行うことが書類省略の必須条件となりました。窓口申請の場合は、企業の規模や受入れ実績に関わらず、全ての適格性に関する書類（登記事項証明書、決算報告書、納税証明書など）の提出が必要です。オンライン申請体制の整備をお勧めします。
定期面談はすべてオンラインで実施しても問題ないですか？
2025年改正により定期面談はオンラインでも正式に可能になりましたが、初回面談や担当者変更時は対面が推奨されています。また年1回以上の対面面談が望ましいとされています。オンライン面談を行う場合は、外国人の同意を得て、面談の録画を1年以上保存する必要があります。
技能実習生から特定技能への移行を検討しています。技能試験や日本語試験は必要ですか？
技能実習2号を良好に修了した場合は、特定技能1号への移行時に技能試験と日本語試験が免除されます。ただし、技能実習3号修了者でも、技能実習とは異なる分野の特定技能に移行する場合は、試験が必要となります。また、技能実習を途中で中止した場合も試験が必要になる場合があります。
特定技能外国人が行方不明になった場合、どのような手続きが必要ですか？
特定技能外国人が行方不明になった場合は、事由発生から14日以内に「受入れ困難に係る届出」を出入国在留管理庁に提出する必要があります。また、所轄の警察署にも届け出ることをお勧めします。2025年改正後も随時届出の期限は変わらず14日以内となっています。
登録支援機関に全ての支援を委託した場合、企業側に支援責任はないのですか？
登録支援機関に全ての支援を委託した場合でも、最終的な支援義務・責任は企業（特定技能所属機関）にあります。委託先が適切に支援を実施しているか確認する責任があり、問題がある場合は改善を求める必要があります。
行政書士しかま事務所の特定技能サポート
特定技能制度は2025年の改正で申請手続きが簡素化された一方、共生社会との連携や各種届出義務など、企業が対応すべき事項も増えています。行政書士しかま事務所では、特定技能制度に関する豊富な知識と実績を持つ専門家が、企業様の外国人採用をトータルサポートします。
サポート内容
- 特定技能に関する無料相談
- 在留資格認定証明書交付申請
- 在留資格変更許可申請
- 在留期間更新許可申請
- 各種届出の作成・提出代行
- 支援計画の作成サポート
- 地方公共団体との連携支援
- 特定技能2号への移行相談
選ばれる理由
特定技能・技人国ビザに特化
専門分野に特化することで、最新情報を常に把握し的確なアドバイスを提供します。
個別対応とワンストップサービス
企業様の状況に合わせた個別対応。申請から採用後の各種届出までワンストップでサポートします。
2025年改正に完全対応
制度改正の内容を熟知し、オンライン申請対応や書類省略の条件を満たすための具体的なアドバイスを提供します。
返金保証制度あり
当事務所の責に帰す場合、申請不許可となった場合の返金保証制度を設けています。安心してご依頼いただけます。
お客様の声
"特定技能制度の複雑な手続きを丁寧に説明していただき、不安なく申請を進められました。2025年の制度改正にも素早く対応いただき感謝しています。"
製造業 A社様
"初めての特定技能外国人採用でしたが、必要書類の準備から申請まで的確なサポートをいただき、スムーズに採用できました。定期面談についてもアドバイスをいただき助かっています。"
介護施設 B社様
特定技能に関するご相談は無料で受付中
特定技能の申請方法や必要書類、2025年の制度改正についてなど、お気軽にご相談ください。初回相談は無料です。
お電話でのお問い合わせも歓迎します
TEL: 090-3426-1600
受付時間: 平日 9:00〜18:00
まとめ：2025年改正に対応した特定技能外国人の受入れ
2025年4月の制度改正により、特定技能外国人の受入れ手続きは簡素化される一方、地方公共団体との連携など新たな義務も追加されました。これらの変更点を適切に理解し対応することで、外国人材の採用と受入れをスムーズに進めることができます。
特に初めて特定技能外国人を採用する企業にとっては、手続きの流れや支援義務の具体的内容を把握することが重要です。当事務所では、制度改正に完全対応した申請サポートを提供しておりますので、ぜひお気軽にご相談ください。
お気軽にお問い合わせください。090-3426-1600営業時間 9:00 - 18:00 [ 土日・祝日除く ]
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