【完全実務ガイド】特定技能の支援を"自社完結"にするには？ 登録支援機関からの「切り替え実務」4ステップ・マニュアル
行政書士しかま事務所【完全実務ガイド】特定技能の支援を"自社完結"にするには？
登録支援機関からの「切り替え実務」4ステップ・マニュアル
入管への届出からビザ更新まで、専門家が「失敗しない切り替え手順」を徹底解説
はじめに：「自社支援」への切り替え、契約を解約する"だけ"では不十分です
「コスト削減のため、来月から登録支援機関との契約を解除しよう」——そうお考えの企業様、ちょっと待ってください。
登録支援機関への委託をやめる（＝自社支援に切り替える）ことは、入管法上、「支援体制の重大な変更」にあたります。
単に登録支援機関との契約を終了させるだけでは、法的な手続きとして不完全です。正式に「入管への届出」を行わなければ、「支援義務の不履行」と見なされ、最悪の場合、特定技能外国人の受入れ資格を失う可能性があります。
この記事では、安全かつ合法的に「自社支援」へ移行するための、具体的な実務ステップを、行政書士の視点から徹底解説します。「いつ」「誰が」「何を」「どこに」提出し、何を準備すべきかという実務的なロードマップを明確に示します。
Step 0（大前提）：貴社は「自社支援」の基準を満たしていますか?
まず、自社が「自社支援」を行える法的基準を満たしているか、最終チェックを行いましょう。以下の要件をクリアしていることが、移行の大前提です。
※重要： 特に「過去2年以内の中長期在留者の受入れ・管理実績」がない場合、自社支援への移行は認められません。この場合、まずは登録支援機関への委託を継続してください。
自社支援の適格性チェックリスト
- 過去2年以内に中長期在留者（就労資格者）の受入れまたは管理を適正に行った実績があること（最重要要件）
- 過去5年間に、入管法や労働関係法令に関する重大な違反がないこと
- 支援責任者を任命できること（支援担当者を監督する役員または職員）
- 支援担当者を事業所ごとに1名以上配置できること（常勤の役員または職員で、外国語能力を有する者）
- 3ヶ月に1度の定期面談（原則対面、年1回以上の対面必須）や、支援実施記録など、法定の帳簿類を作成・管理するリソースがあること
- 10項目の義務的支援（事前ガイダンス、住居確保、生活オリエンテーション、定期面談、苦情対応など）を確実に実施できる体制があること
これらの要件を満たしていない場合、自社支援への移行はリスクが高すぎます。まずは体制整備を優先してください。
「自社支援」切り替え・完全実務 4ステップ
ここからが記事の核心です。「何から手をつけるか」を時系列で解説します。この4つのステップを正確に踏むことが、合法的かつ安全な切り替えの鍵です。
【社内】支援体制の「構築」
まず、社内の支援体制を正式に構築します。これは、次のステップで入管に提出する「証拠」となる重要な土台です。
- ① 支援責任者・支援担当者の任命
「誰が」支援責任者（支援担当者を監督する者）で、「誰が」支援担当者（事業所ごとに1名以上の常勤者）かを正式に決定し、社内文書として任命します。支援担当者は、外国語能力を有する者である必要があります。 - ② 支援マニュアルの整備
支援担当者が行う「10項目の義務的支援」（事前ガイダンス、住居確保支援、生活オリエンテーション、3ヶ月ごとの定期面談、苦情対応窓口の設置、日本語学習機会の提供など）の具体的なマニュアルやスケジュールを作成します。 - ③ 支援実施体制図の作成
誰が、いつ、どのように支援を実施するかを図式化した「支援体制図」を作成します。これが入管への届出書類の添付資料となります。
Point: この「体制」が、次のステップで入管に提出する「新しい自社支援体制が適法である」ことを証明する根拠となります。ここを手抜きすると、届出が受理されません。
【入管】支援計画・支援委託契約の「変更届出」
これが法的な最重要手続きです。多くの企業がここを見落としています。
登録支援機関への委託を「全部」取りやめる場合、事由が発生した日（例：登録支援機関との契約終了日）から14日以内に、管轄の地方出入国在留管理局へ以下の届出書を提出する義務があります：
- 「支援委託契約に係る届出書」（参考様式第3-3-2号）：登録支援機関との契約終了を届出
- 「支援計画変更に係る届出書」（参考様式第3-2号）：自社支援への変更を届出
根拠法令：出入国管理及び難民認定法第19条の18第1項第2号（特定技能所属機関による届出）
この届出書には、以下の書類を添付する必要があります：
- 変更後の1号特定技能外国人支援計画書（参考様式第1-17号）
- 支援責任者・支援担当者の履歴書
- 支援担当者が外国語能力を有することを証明する資料（語学試験の合格証明書、または当該言語を母語とする者であることの証明）
- 支援体制を説明する組織図・体制図
- 過去2年以内に中長期在留者の受入れ・管理を行った実績を証明する資料
Point: この届出書の作成こそ、専門家（行政書士）の最初の使いどころです。書式や添付資料に不備があると、追加資料の要請や、最悪の場合「支援体制として不適格」と判断されるリスクがあります。当事務所では、この変更届出書の完璧な作成・提出代行をサポートしています。
登録支援機関との「契約解除」
Step 2の入管への届出と並行し、登録支援機関との契約書に基づき、正式に解約手続きを進めます。
スケジュール管理の重要性
「契約解除日」と「入管への届出日」に齟齬（そご）がないよう、スケジュール管理が極めて重要です。
例えば、契約は12月末で終了したのに、入管への届出が1月中旬になってしまうと、「14日以内の届出義務違反」となります。逆に、入管への届出が12月1日なのに、実際の契約解除が12月末では、12月の間は「支援体制が宙に浮いている」状態となり、問題視される可能性があります。
推奨： 登録支援機関解約日の7日前までには入管への変更届出書を提出し、解約日当日から自社支援がスムーズに開始できるよう準備しておくことがベストプラクティスです。
【社内】自社支援の「実行」と「記録」
契約解除日（＝自社支援開始日）から、Step 1で決めた体制に基づき、支援を「実行」します。
そして、最も重要なこと——
実行した支援は「すべて記録する」こと。
「支援実施記録簿」や「面談報告書」を法定の帳簿として完璧に保存してください。これが次の「ビザ更新」で命綱になります。
必須の記録・帳簿類（10項目すべて）
- 事前ガイダンスの実施記録（日時、参加者、説明内容、使用言語）
- 出入国の際の送迎記録
- 住居確保支援・生活に必要な契約支援の記録
- 生活オリエンテーションの実施記録（実施日時、内容、参加者）
- 公的手続き同行支援の記録
- 3ヶ月ごとの定期面談報告書（日時、場所、面談方法（対面/オンライン）、面談内容、外国人の状況、相談事項とその対応、上司との面談記録）
- 苦情・相談対応記録（受付日時、内容、対応結果、対応者）
- 日本人との交流促進支援の記録
- 日本語学習機会提供の記録
- 転職支援（契約終了時）の記録
重要： 「やったつもり」では通用しません。「記録がない＝やっていない」と入管は判断します。記録の不備は、次のビザ更新で致命的な不許可理由となります。
切り替え後、最大の難関：「最初のビザ更新」
本当の試練は「ビザ更新」にあります
自社支援への移行が無事完了しても、本当の試練は「特定技能外国人の、切り替え後最初のビザ更新（在留期間更新許可申請）」です。
なぜ、これが最大の難関なのか？
- ① 入管は、この更新申請時に「貴社は、本当に自社支援を適正に実施できていましたか？」を厳しく審査します。
- ② Step 4で作成した「支援実施記録」や「面談報告書」のすべてを提出し、支援義務を完璧に果たしていたことを「立証」しなければなりません。
- ③ ここで「記録が一部ない」「面談を忘れていた月がある」などの不備が発覚すると、即「不許可」または「指導」の対象となります。
実際、当事務所にご相談に来られる企業様の多くが、「自社支援に切り替えたが、ビザ更新の準備で何をすべきか分からない」「記録が不完全で、不許可になるのではと不安」という状況です。
この「最初のビザ更新」を乗り越えられるかどうかが、自社支援成功の分水嶺です。
「ビザ申請」だけ専門家に外注する、という賢い選択
自社支援のリスクは、「日常のサポート」ではなく、「入管への法的手続き」に集中しています。
そこで、最も賢い運用方法として、私たちは「ハイブリッド型」をご提案します。
賢いコスト削減：「ハイブリッド型」支援体制
日常のサポートは企業様が行い、法的手続きだけを専門家に任せる。
これなら、月額の登録支援機関費用は「ゼロ」にしながら、最も不許可リスクの高い「入管手続き」だけを、低コストで専門家に任せられます。
企業様（自社）がやること
- 日常のサポート（面談、相談対応など）
- 支援実施の「記録」作成
- 定期的な外国人との接点
→ ここは企業様の方が、外国人との距離が近く、きめ細かい対応が可能です。
当事務所（専門家）がやること
- 切り替え時の「支援計画変更届」「支援委託契約終了届」の完璧な作成・提出代行
- 切り替え後の「ビザ更新申請」の代行（企業様が作成した「記録」を精査・編集し、入管を納得させる申請書を作成）
- 不許可リスク分析と、理由書作成
→ 法的手続きは、専門家に任せるのが最も安全です。
これなら、年間30万円以上の登録支援機関費用を削減しながら、
「法的手続き」だけを、5万円〜（当事務所）で専門家に任せられます。
「自社支援」への移行、当事務所が「法的手続き」を完全サポートします
「自社支援への切り替え、決断は素晴らしい。しかし、入管への手続きで失敗しないでください。」
当事務所の具体的なサービスと料金
特定技能VISA 変更・更新申請プラン
50,000円〜
（税別・申請代行費用込み）
自社支援移行サポート
（支援計画変更届・委託契約終了届）
別途お見積り
お得情報： ビザ申請とセットでご依頼の場合、変更届作成を特別価格でご提供いたします！
登録支援機関との契約解除のタイミングから、入管への変更届、その後のビザ更新まで、法務のプロとして一気通貫でサポートします。
まずは無料相談（自社支援切り替えについて）※ お問い合わせ時に「ブログを見た」とお伝えください
免責事項
本記事の情報は、2025年11月時点の入管法令および実務運用に基づいています。自社支援の要件、届出内容、提出期限などは、法改正や入管の運用変更により変更される可能性があります。
実際に自社支援への切り替えを実行される際は、必ず最新の法令を確認し、専門家（申請取次行政書士など)にご相談の上、手続きを進めてください。本記事の情報に基づく判断や行動により生じたいかなる損害についても、当事務所は責任を負いかねます。
参考資料：
- 出入国在留管理庁「特定技能所属機関・登録支援機関による届出（提出書類）」
- 出入国在留管理庁「特定技能外国人受入れに関する運用要領」
- 出入国管理及び難民認定法第19条の18第1項第2号
