1個人情報の取扱いについて

行政書士しかま事務所（以下「当事務所」）は、お客様からお預かりした個人情報を適正かつ安全に管理し、個人情報の保護に関する法律（個人情報保護法）、行政書士法、その他関係法令およびガイドラインを遵守して取り扱います。

2個人情報の取得・利用目的

当事務所は、適正な手段により個人情報を取得し、以下の目的で利用します。

• 行政手続に関する業務（入国管理局への申請、許認可申請書類の作成・代理提出等）
• ご依頼いただいた業務の遂行およびそれに付随する連絡・報告
• お見積もりの作成、契約の履行および管理
• 当事務所のサービス案内、メールマガジン等の送付（セミナー情報、法改正情報等）
• サービス向上のためのアクセス解析および統計分析
• その他、事前にお客様の同意をいただいた目的

3個人情報の第三者提供

当事務所は、法令に定める場合を除き、事前にお客様の同意を得ることなく個人情報を第三者に提供しません。ただし、業務遂行上必要な範囲において、以下の機関等へ提供する場合があります。

• 出入国在留管理庁、外務省、その他行政機関
• 連携する登録支援機関、監理団体、職業紹介事業者（お客様の同意がある場合に限る）
• 提携する他士業（司法書士、税理士等）（お客様の同意がある場合に限る）

4国際データ移転

入管業務および外国人支援業務において、お客様の個人情報を海外（本国のご家族、送出機関、外国政府機関等）へ提供する必要がある場合、当事務所は法令およびお客様の同意、または申請手続き上の必要性に基づき、適切な保護措置を講じた上で移転を行います。

5特定個人情報（マイナンバー）の取扱い

当事務所は、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」（番号法）を遵守し、特定個人情報（マイナンバー）については、法律で限定的に明記された目的（行政機関への申請書類作成等）以外には一切取得・利用・提供を行いません。

6個人情報の安全管理・保管・廃棄

当事務所は、取り扱う個人情報の漏洩、滅失またはき損の防止その他の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じます。保存期間が経過した個人情報、または業務上不要となった個人情報は、溶解処理やデータ消去ソフトの利用など、復元不可能な方法で速やかに廃棄・削除します。

7クッキー（Cookie）およびアクセス解析ツールについて

当事務所のウェブサイトでは、利用状況の把握とサービス向上のため、Google Analytics等のアクセス解析ツールやクッキーを使用する場合があります。これにより収集されるデータは匿名であり、個人を特定するものではありません。

8個人情報の開示・訂正・利用停止

お客様ご本人からの個人情報の開示、訂正、追加、削除、利用停止のご請求に対しては、ご本人確認を行った上で、法令の規定に基づき速やかに対応いたします。

9インシデント対応

万が一、個人情報の漏洩等の事故が発生した場合は、事実関係を速やかに調査し、被害拡大の防止に努めるとともに、法令上報告が必要な場合には関係機関への報告およびお客様への通知を行います。

10お問い合わせ窓口

個人情報の取扱いやご質問に関しては、下記窓口までご連絡ください。

1情報セキュリティ基本方針

当事務所は、お客様の情報資産を保護するため、物理的・技術的・人的なセキュリティ対策を総合的に実施し、継続的な改善に努めます。

2セキュリティ対策の実施

当事務所では、以下の対策を講じています。

• 技術的対策：PCおよび通信環境の暗号化、セキュリティソフトの導入・更新、パスワード管理の徹底
• 物理的対策：書類の施錠管理、執務スペースへの部外者立入制限、紛失・盗難防止措置
• 人的対策：個人情報保護および守秘義務に関する継続的な自己研鑽
• 運用管理：定期的な自己点検（内部監査）を実施し、必要に応じて専門家の助言を求め、情報セキュリティ体制の維持・向上に努めます

3緊急時対応

自然災害やサイバー攻撃等の緊急事態が発生した際には、データの保全と業務の復旧を優先し、関係機関およびお客様への必要な連絡を迅速に行います。

4外部委託先の管理

業務の一部を外部に委託する場合は、十分なセキュリティ水準を満たす者を選定し、秘密保持契約を締結する等の適切な監督を行います。

5改定

本ポリシーは、法令改正や社会情勢の変化、業務実態に合わせて適宜見直しを行います。改定内容は当事務所ウェブサイトにて公表します。