在留期間更新申請書類の書き方、チェックリスト
行政書士しかま事務所在留期間更新申請の書き方手順
申請書類の書き方からチェックリストまで、あなたの更新申請をサポート
はじめに：在留期間更新とは
在留期間更新とは、現在お持ちの在留資格の期間を延長するための手続きです。日本に継続して滞在するためには、期間満了の3ヶ月前から期間満了日までに申請する必要があります。
重要ポイント
- 申請の適切なタイミングは期間満了日の3ヶ月前から
- 必要書類が不足していると審査に時間がかかる
- 在留カードの記載内容に変更がある場合は別途手続きが必要
在留期間更新は、単に書類を提出するだけではなく、これまでの在留状況や活動実績、今後の予定などを入国管理局が総合的に審査します。そのため、申請書類は正確かつ丁寧に作成することが重要です。
必要書類一覧
在留期間更新申請に必要な基本的な書類は以下の通りです。ただし、在留資格の種類や個人の状況によって追加書類が必要になることがあります。
| 書類名 | 備考 |
|---|---|
| 在留期間更新許可申請書 | 入国管理局指定の様式（書き方は後述） |
| 写真（縦4cm×横3cm） | 3ヶ月以内に撮影されたもの |
| パスポート | 有効期限内のもの |
| 在留カード | 現在所持しているもの |
| 在留資格に応じた活動を証明する資料 | 在留資格ごとに異なる（後述） |
| 手数料納付用の収入印紙（6,000円） | 申請時に必要 |
在留資格別に必要な追加書類は以下の通りです。ご自身の在留資格に該当する書類を確認してください。
就労系在留資格の場合
- 住民税の課税（又は非課税）証明書及び納税証明書
- 雇用契約書のコピー
- 直近の源泉徴収票
- 会社の概要が分かる資料
- 直近の年度の決算文書の写し
留学の場合
- 在学証明書
- 成績証明書
- 出席証明書
- 滞在費支弁に関する申告書
家族滞在の場合
- 扶養者の在留カードのコピー
- 親族関係を証明する書類
- 扶養者の収入を証明する資料
- 住民票（世帯全員のもの）
永住者の配偶者等・日本人の配偶者等の場合
- 婚姻関係を証明する書類
- 配偶者の在留カードまたは住民票
- 生計を一にしていることを証明する資料
- 収入を証明する資料
在留期間更新許可申請書の書き方
在留期間更新許可申請書は、正確に記入することが非常に重要です。以下、項目別に記入のポイントを解説します。
基本情報の記入
- 氏名：パスポートの綴りと完全に一致させる
- 生年月日：西暦で記入（例：1990年9月12日）
- 国籍・地域：正式名称を記入
- 現住所：在留カードに記載の住所と一致させる
- 電話番号：日中連絡のとれる番号を記入
漢字名とアルファベット名の両方がある場合は、漢字名も併記してください。
在留資格・期間に関する情報
- 現在の在留資格：在留カードに記載されている在留資格を選択
- 在留期間満了日：在留カードに記載の満了日を記入
- 在留カード番号：在留カード表面右上の番号
- 希望する在留期間：希望する期間を選択（最長5年、状況により判断）
希望する在留期間は、実際に許可される期間と異なる場合があります。
活動内容に関する情報
在留資格に応じて、以下の情報を詳細かつ正確に記入する必要があります：
- 就労系在留資格の場合：勤務先情報（名称、住所、電話番号、事業内容）、役職、職務内容、年収など
- 留学の場合：学校情報、学部・学科、研究内容、週間スケジュールなど
- 家族滞在の場合：扶養者情報、扶養者との関係、扶養者の在留資格など
就労系在留資格の場合、職務内容は具体的に記載し、専門性・技術性が伝わるように工夫しましょう。
犯罪歴・納税状況に関する質問
以下の質問に対して正直に回答してください：
- 犯罪歴：日本または外国での犯罪歴の有無
- 納税義務：所得税、住民税等の納税状況
- 社会保険：健康保険、年金等への加入状況
これらの質問に虚偽の回答をすると、在留資格が不許可になる可能性があります。
申請書記入の総合ポイント
- 黒のボールペンで、丁寧な文字で記入する
- 漢字の旧字体と新字体の混同に注意する
- 修正テープ・修正液の使用は避け、訂正する場合は二重線で消して訂正印を押す
- 記載内容に矛盾がないか確認する
- 空欄を作らない（該当しない場合は「なし」と記入）
添付書類の準備方法
添付書類は在留資格の種類によって異なりますが、以下のポイントに注意して準備しましょう。
写真について
- 縦4cm×横3cmの正面、無帽、無背景
- 3ヶ月以内に撮影したもの
- 裏面に氏名を記載
- スナップ写真やコピーは不可
- 申請書に貼付する
証明書の準備
- 発行から3ヶ月以内のもの
- 原本を提出（コピー不可の書類あり）
- 外国語の書類には日本語訳を添付
- 紛失を防ぐためコピーを保管
在留資格別の重要書類と注意点
就労系在留資格の場合
以下の書類について特に注意が必要です：
- 在職証明書：会社の公式レターヘッドを使用し、職務内容、勤務期間、給与等を明記
- 源泉徴収票/給与明細：直近1年分を提出
- 会社概要：会社規模、事業内容、従業員数等が分かる資料
特に「技術・人文知識・国際業務」の在留資格では、自分の専門性と職務内容の関連性を示す資料が重要です。職務内容が学歴や職歴と一致していることを示しましょう。
留学の場合
以下の書類を確実に準備しましょう：
- 在学証明書：現在の学年、卒業予定日を記載
- 成績証明書：直近のものを提出
- 出席状況証明書：出席率が80%以上あることが望ましい
- 経費支弁に関する資料：奨学金証明書、銀行残高証明書など
出席率が低い場合や成績が悪い場合は、その理由を説明する文書を添付することをお勧めします。
家族滞在の場合
以下の書類を準備してください：
- 親族関係証明書：結婚証明書、出生証明書など
- 扶養者の在留カードのコピー
- 扶養者の収入証明：源泉徴収票、給与明細など
- 住民票：世帯全員が記載されたもの
扶養者と同居していない場合は、別居の理由を説明する文書と定期的な通信・訪問の証拠を提出すると良いでしょう。
書類準備の総合アドバイス
- 必要書類は早めに準備し、発行に時間がかかるものは余裕をもって申請する
- 書類はA4サイズに統一し、小さいものは台紙に貼付する
- 複数ページある書類は、ホチキスではなくクリップで留める
- 書類の右上に申請人の氏名を記入する
- 提出書類は控えとしてコピーを保管しておく
よくある間違いと対策
在留期間更新申請でよくある間違いと、その対策をご紹介します。これらを避けることで、スムーズな申請手続きが可能になります。
よくある間違い
- 申請のタイミングが遅すぎる
- 必要書類の不足
- 申請書の記入ミス
- 住所変更の届出をしていない
- パスポートの有効期限切れ
- 写真の規格不適合
- 職務内容と在留資格の不一致
- 過去の出入国歴の記載漏れ
効果的な対策
- 満期日の3ヶ月前から申請を開始
- チェックリストで書類を確認
- 申請書は下書きを作成してから清書
- 住所変更は14日以内に届出
- パスポートの有効期限を確認
- 写真は専門店で撮影
- 職務内容と資格の整合性を確認
- 出入国記録を事前に確認
特に注意すべき項目
1. 申請時期に関する誤解
「更新は期限ギリギリでも大丈夫」と考えるのは危険です。審査には通常1〜3ヶ月かかるため、少なくとも期限の3ヶ月前には申請を開始しましょう。期限切れ後に申請すると「不法滞在」となる可能性があります。
2. 活動実態と申請内容の不一致
実際の活動内容と申請書の記載が一致していないと、不許可となる可能性が高まります。例えば、技術・人文知識・国際業務の資格で単純作業を主に行っている場合などは注意が必要です。
3. 税金・社会保険の未納
所得税、住民税、社会保険料の未納があると、審査に悪影響を与えます。納税証明書や社会保険の加入証明書を提出し、きちんと納めていることを証明しましょう。
4. 虚偽申告・情報の隠蔽
過去の犯罪歴や違反歴を隠したり、虚偽の情報を申告したりすると、発覚した場合に在留資格が取り消される可能性があります。正直に申告し、必要に応じて説明文を添付しましょう。
専門家のアドバイス
当事務所では、以下のような対応で申請の成功率を高めています
- 申請前の事前チェックサービスで書類の不備を防止
- 個別の状況に応じた追加書類の提案
- 過去の申請事例を基にした効果的なアプローチ
- 入管への同行サービスによる安心感の提供
- 不明点や疑問点の丁寧な説明と対応
提出前チェックリスト
在留期間更新申請の書類提出前に、以下のチェックリストを使って最終確認を行いましょう。
基本書類チェック
申請書記入内容の確認
在留資格別の添付書類確認
最終確認事項
チェックリスト活用のポイント
- 申請の1週間前に一度チェックし、不足書類を確認する
- 申請直前に最終チェックを行う
- 不明点があれば専門家に相談する
- チェックリストは在留資格の種類によって調整する
- 申請後も書類のコピーや控えは保管しておく
よくある質問
Q1: 在留期間の満了日ギリギリになってしまいました。どうすれば良いですか？
A: 期限が迫っている場合でも、すぐに申請手続きを始めることが重要です。期限内に申請すれば、審査結果が出るまでは従来の在留資格で日本に滞在できます。ただし、早めに専門家に相談することをお勧めします。
Q2: 会社を変わる予定がありますが、更新申請はどうすれば良いですか？
A: 在留期間更新と会社の変更が重なる場合は、状況によって異なる対応が必要です。同じ在留資格で働ける会社への転職であれば、新しい会社の情報で更新申請を行います。在留資格の変更が必要な場合は、更新ではなく在留資格変更許可申請が必要です。具体的な状況について専門家に相談することをお勧めします。
Q3: 更新申請が不許可になる可能性はありますか？
A: 以下のような場合、不許可となる可能性があります：
- 在留資格に合致した活動を行っていない
- 税金や社会保険料の未納がある
- 犯罪歴や法令違反がある
- 虚偽の申告や情報の隠蔽がある
- 出入国管理法に違反している
Q4: 申請から許可までどのくらい時間がかかりますか？
A: 通常、申請から結果が出るまで約1〜3ヶ月程度かかります。ただし、申請内容や入国管理局の混雑状況によって変わることがあります。審査中に追加資料の提出を求められることもあるため、連絡先は常に確認できるようにしておきましょう。
Q5: 更新申請中に海外へ行くことはできますか？
A: 更新申請中に海外へ行く場合は、事前に「再入国許可」を取得する必要があります。有効な在留カードをお持ちの場合は、「みなし再入国許可」を利用して1年以内の再入国であれば手続きが簡略化されますが、念のため入国管理局に確認することをお勧めします。
Q6: 収入が少なくても更新できますか？
A: 収入の多寡だけで判断されるわけではありませんが、安定した生活を送れることを証明する必要があります。特に扶養者がいる場合や、専門的な職業の場合は、一定水準の収入が期待されます。収入が少ない場合は、その理由を説明する文書を添付するとよいでしょう。
専門家への相談をお勧めするケース
- 初めての更新申請で不安がある場合
- 過去に不許可や在留資格に関する問題があった場合
- 在留資格と実際の活動内容に差異がある場合
- 納税や社会保険に未加入・未納期間がある場合
- 複雑な就労状況（複数の雇用先がある等）の場合
- 家族構成や生活環境に大きな変化があった場合
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