採用理由書・雇用理由書の書き方完全ガイド、テンプレート（無料ダウンロード付き）
行政書士しかま事務所採用理由書・雇用理由書の書き方完全ガイド
——自分で書けない人は9,800円で代行します
外国人採用のビザ申請で、審査の命運を分ける「採用理由書（雇用理由書）」。「何を書けばいいかわからない」「不許可になったらどうしよう」と悩んでいませんか？このページでは、年間300件の申請実績を持つ行政書士が、審査に通る書き方とすぐに使えるテンプレートを公開します。
💡 「自分で書く自信がない」「忙しくて時間がない」という方へ
当事務所では、理由書の作成代行を9,800円（税別）で承っています。まずは記事を読んで、自作するかプロに任せるかご検討ください。
あなたはどちらのタイプですか？
採用理由書・雇用理由書とは？
採用理由書（雇用理由書）とは、外国人のビザ（在留資格）申請において、「なぜその外国人を採用する必要があるのか」を説明するための書類です。
入管法上の必須書類ではありませんが、申請書や履歴書だけでは伝えきれない「雇用の必然性」を補足する最重要資料です。
「採用理由書」と「雇用理由書」の違い
名称が異なるだけで、役割は同じです。どちらの名称を使用しても問題ありません。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 誰に | 入国管理局の審査官に向けて |
| 何を | 会社の事業内容、業務内容、その外国人を採用した経緯 |
| 何のために | ビザ許可の確率を高めるため |
なぜ「理由書」が審査で重要なのか
入国管理局の審査官は、提出された書類だけで審査を行います。面接はありません。
つまり、「書類に書いていないことは、伝わらない」のです。
理由書を提出するメリット
- 審査期間の短縮
疑問点が解消された状態で審査が進むため、追加資料請求のタイムロスを防げます。平均して2週間〜1ヶ月短縮される傾向があります。 - 不許可リスクの低減
「業務内容と本人の経歴が合っていない」という誤解を防げます。理由書を追加しただけで許可になったケースを数多く経験しています。 - 審査官の心証アップ
会社が責任を持って雇用しようとしている姿勢が伝わります。
🚨 理由書がなかったために不許可になった例
当事務所に相談に来られた企業様の中には、「自分で申請して不許可になり、再申請で理由書を追加したら許可になった」というケースが多くあります。
最初から理由書を出していれば、数ヶ月のロスを防げたはずです。
入管がチェックする4つのポイント
プロが理由書を作成する際、必ず以下の4点を網羅します。ここが曖昧だと不許可の原因になります。
① 会社規模（事業の安定性）
審査官の視点：会社が倒産するリスクはないか、給与を継続して支払える体力があるか。
- 設立年数、資本金、従業員数
- 直近の売上高・営業利益
- 取引先や受注状況
- 事業の将来性や成長性
② 申請人の経歴との関連性（最重要）
審査官の視点：「なぜ日本人ではなく、その外国人なのか？」
⚠️ これが最も重要
担当させる業務と、申請人の学歴・職歴・資格がどうリンクしているかを論理的に説明する必要があります。
例：「申請人は中国の大学で日本語学を専攻し、JLPT N1を保有。さらに接客業務経験が3年あり、ビジネスレベルの中国語と日本語の双方向通訳が可能」
③ 業務内容の専門性
審査官の視点：単純労働（現場作業や単なる店番など）ではないことの証明。
| NG表現 | OK表現 |
|---|---|
| レジ打ち業務 | 販売データ分析に基づく商品配置の最適化および多言語対応による顧客サポート |
| ホール業務 | 外国人顧客向けメニュー企画、多言語対応による接客サービス、SNSを活用した集客プロモーション |
| 通訳 | 商談時の同時通訳、契約書類の翻訳、海外取引先との折衝、社内研修資料の多言語化 |
④ 受入体制
審査官の視点：外国人が日本で問題なく暮らせる環境が整っているか。
- 住居の確保状況（社宅提供、住居手配サポートなど）
- 生活オリエンテーションの実施
- 日本語研修やメンター制度
- 緊急時の連絡体制
【実例公開】審査に通る書き方
以下は、ホテルがフロントスタッフを採用する場合の理由書の実例です。
⚠️ 重要な注意事項
この実例はあくまで参考例です。実際の申請では、個々の会社の事情や申請人の経歴に合わせてカスタマイズが必要です。そのままコピーして使用すると、実態と合わず不許可になる可能性があります。
雇用理由書
令和○年○月○日
東京出入国在留管理局 御中
株式会社○○ホテル
代表取締役 ○○ ○○
申請人：○○ ○○（中国籍）
1. 雇用の必要性
当社ホテルでは近年、中国語圏からの観光客が急増しており（昨年対比150%）、年間1万人以上の宿泊客を受け入れております。特に団体ツアーや個人旅行者からの中国語での問い合わせが日常的に発生しており、円滑なコミュニケーションが求められております。
しかし、現在中国語対応が可能なスタッフが不在であり、チェックイン時のトラブル対応や細やかなサービス提供に支障をきたしている状況です。お客様アンケートでも「中国語が通じず不便だった」という声が複数寄せられており、顧客満足度向上のためにも、早急に中国語ネイティブレベルの人員確保が不可欠であると判断いたしました。
2. 申請人の適格性
申請人○○氏は、中国の○○大学で日本語学を専攻し、日本語能力試験N1を保有しております。大学在学中には日本文化研究のゼミに所属し、日本のホスピタリティ産業についての論文も執筆しており、日本のサービス業への理解が深い人材です。
また、中国国内の百貨店にて3年間の接客実務経験を有しており、VIP顧客対応や苦情処理など、高度な接客スキルを身につけております。
3. 担当業務
- 中国語圏顧客向けの宿泊プラン企画
- SNS等を用いた中国語での広報活動（WeChat、Weibo）
- フロントにおけるインバウンド対応全般
- 中国人顧客満足度調査の実施と分析
これらの業務は、単なる通訳業務にとどまらず、企画力、分析力、異文化コミュニケーション能力を必要とするものであり、「技術・人文知識・国際業務」の在留資格の要件に合致する専門的業務です。
4. 受入体制
- 住居の提供：社員寮（個室、家具・家電付き）を無償提供
- 生活サポート：入社時に日本での生活オリエンテーションを実施
- メンター制度：先輩社員をメンターとして配置
5. 給与・待遇
月額給与：250,000円（基本給220,000円＋住宅手当30,000円）
その他：社会保険完備、交通費全額支給、賞与年2回
以上の理由により、申請人○○氏を採用いたしたく、何卒ご審査の上、在留資格認定証明書の交付を賜りますようお願い申し上げます。
以上
✅ この実例のポイント
- 会社の現状と課題を具体的な数字で示している（昨年対比150%、年間1万人）
- 申請人の学歴・職歴と業務内容が明確にリンクしている
- 単なる通訳ではなく、企画・分析業務があることを強調
- 受入体制が具体的に記載されている
無料テンプレートのダウンロード
「まずは自分で書いてみたい」という方のために、すぐに使えるテンプレートを用意しました。
📋 テンプレートに含まれる内容
- 基本的な構成と項目
- 各項目の記載例と解説
- 業種別の記載ポイント
- よくある失敗例と改善案
📥 雇用理由書・採用理由書テンプレート
必要事項を入力するだけで、プロフェッショナルな雇用理由書が作成できます。
📄 PDFテンプレートをダウンロード※PDFをダウンロード後、Adobe Acrobat Reader等で開いて編集できます
⚠️ テンプレートを使う前にお読みください
テンプレートをそのままコピーして不許可になるケースが後を絶ちません。
以下に当てはまる方は、プロに依頼することを強くお勧めします。
- 初めて外国人を採用する会社
- 過去に不許可になった経験がある
- 申請を急いでいる（採用までの時間がない）
- 業務内容と申請人の経歴の関連性が微妙
- 文章を書くのが苦手
⚠️ テンプレート使用時の注意点
- 必ず自社の実情に合わせてカスタマイズすること
- 例文をそのままコピーせず、具体的な情報に書き換えること
- 申請人の実際の経歴と業務内容が合っているか必ず確認すること
- 不安な場合は、専門家のチェックを受けることを強く推奨
【9,800円】プロに丸投げする方法
ここまで読んで、「自分で書くのは難しそう」「文章を考えるのが面倒」「もし不許可になったらどうしよう」と感じた方もいらっしゃるかと思います。
事実、ネット上のテンプレートをそのまま使ってしまい、「会社の実情と合っていない」と判断され不許可になるケースが後を絶ちません。
😰 実際にあった失敗事例
「ネットで拾ったテンプレートをそのまま使って申請したら、『業務内容が具体的でない』『申請人の経歴との関連性が不明』という理由で不許可に。再申請で理由書を作り直すことになり、3ヶ月以上のロスと採用予定者への信用失墜を招いてしまった」（製造業・人事担当者）
行政書士しかま事務所の理由書作成代行
忙しい採用担当者様のために、
ヒアリングシートに答えるだけで完成する代行サービスをご用意しました。
理由書作成代行
9,800円〜（税別）
代行サービスのメリット
時間を節約
ヒアリングシートへの回答は30分程度。難しい文章構成はすべて私が考えます。
不許可リスク軽減
年間300件以上の申請実績に基づき、入管が納得するロジックで作成します。
専門家の署名入り
行政書士が関与していることで、審査官への信頼度が上がります。
✅ こんな方におすすめです
- 初めて外国人を採用する会社
- 過去に不許可になった経験がある
- 申請を急いでいる（採用までの時間がない）
- 人事担当者が忙しく、書類作成に時間を割けない
- 確実に許可を取りたい重要な案件
「理由書だけ書いてほしい」というご依頼も大歓迎
ビザ申請全体は自社や他の行政書士に依頼し、理由書だけを当事務所で作成することも可能です。お気軽にご相談ください。
自分で書く時の注意点（失敗事例あり）
ご自身で作成される場合は、以下の点に十分ご注意ください。
① 分量はA4 1〜2枚程度で
短すぎると熱意が伝わらず、長すぎると要点がぼやけます。A4用紙1〜2枚（1,000〜2,000文字程度）が理想です。
② 「単純労働」と誤解される表現はNG
「掃除」「配膳」「荷運び」「レジ打ち」「品出し」などの言葉が入っていると、それだけで不許可になる可能性があります。
😰 失敗事例：NGワードで不許可
「業務内容に『ホール業務』と書いたら、単純労働と判断されて不許可に。『外国人顧客向けのおもてなしサービス企画、多言語対応による接客品質向上』と書き直したら許可された」
③ 具体的な数字やデータを盛り込む
| NG例 | OK例 |
|---|---|
| 外国人観光客が増えている | 外国人観光客が昨年対比150%増加し、年間1万人を超えた |
| 売上が伸びている | 直近3年間で売上が年平均20%成長し、令和5年度は売上高3億円を達成 |
④ 過去の申請内容との整合性
過去に提出した書類と矛盾があると、虚偽申請を疑われます。特に更新申請では、前回の申請内容との整合性が重要です。
⑤ 必ず複数人でチェックする
誤字脱字はもちろん、内容の矛盾や不足がないか、必ず複数人で確認してください。
🚨 結局、自分で書いて失敗するリスクは…
不許可になった場合：
・再申請までに2〜3ヶ月のロス
・採用予定者への信用失墜
・再申請で行政書士に依頼するコスト
9,800円で最初からプロに任せる方が、結果的に安上がりです。
まとめ・料金表
雇用理由書は、提出必須ではないものの、ビザ許可の鍵を握る重要な書類です。
📝 この記事のまとめ
- 採用理由書は「なぜその外国人を採用するのか」を説明する書類
入管法上は任意だが、許可率を高めるために極めて重要 - 入管がチェックするのは4つのポイント
会社規模、経歴との関連性、業務の専門性、受入体制 - テンプレートの丸写しは危険
自社の実情に合わせたカスタマイズが必須 - 自分で書いて失敗するリスクを考えると…
9,800円でプロに任せる方が確実
行政書士しかま事務所 料金表
| サービス内容 | 料金（税別） | 備考 |
|---|---|---|
| 雇用理由書・採用理由書の作成 | ¥9,800〜 | 人気No.1 単発依頼OK |
| 特定技能ビザ申請（変更・呼寄） | ¥50,000〜 | 理由書作成込み |
| 技術・人文知識・国際業務（変更・呼寄） | ¥80,000〜 | 理由書作成込み |
| ビザ更新（転職なし） | ¥30,000〜 | — |
| ビザ更新（転職あり） | ¥80,000〜 | 理由書作成込み |
まずはお気軽にご相談ください
「自分で書けるか不安」「うちのケースは大丈夫？」など、
どんなご質問でもお気軽にお問い合わせください。初回相談は無料です。
理由書作成代行
9,800円〜（税別）
平日9:00〜18:00 / 全国オンライン対応
📋 この記事の情報について
本記事の内容は2025年12月16日時点の法令・運用に基づいて作成しています。法令や運用は変更される可能性がありますので、申請前には最新の情報をご確認ください。個別の案件については必ず専門家にご相談ください。本記事の内容に基づく申請の結果について、当事務所は責任を負いかねます。
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