行政書士しかま事務所の鹿間と申します。これまで多数の在留資格申請に携わってまいりました。そうした実務経験を通じて確信しているのは、在留資格申請において「理由書」が極めて重要な役割を果たすという点です。

定型的な申請書や証明書類だけでは、審査官にあなたの「ストーリー」「背景」「熱意」を伝えることはできません。理由書こそが、あなたという人物像を立体的に描き出し、申請内容の妥当性を論理的に説明する唯一の手段なのです。

本記事では、このような理解に基づき、質の高い理由書を作成するための具体的な「構成テクニック」「表現テクニック」、そして「避けるべきNGワード」を、専門家のノウハウとして体系的にお伝えいたします。

効果的な理由書を作成する前に、まず理解すべきは「誰に向けて書くのか」という点です。理由書を読むのは入国管理局の審査官であり、彼らは極めて多忙な業務の中で、膨大な書類から「事実」と「法の要件への適合性」を迅速かつ正確に判断する必要があります。

つまり、審査官が求めているのは「感情」だけでなく、むしろ以下の4点を裏付ける具体的な「事実」と「論理」なのです。

読みやすく、論理的で説得力のある理由書を作成するためには、適切な文章構成が不可欠です。以下の5つのテクニックを活用することで、審査官にとって理解しやすい理由書を作成できます。

同じ事実でも、表現方法によって審査官に与える印象は大きく変わります。ここでは、抽象的で曖昧な表現を、具体的で説得力のある表現に変換するテクニックを「Before & After」形式でご紹介します。

良い表現を知ることと同じくらい重要なのが、「使ってはいけない表現」を知ることです。以下のNGワード・表現は、意図せずマイナス評価に繋がる可能性があります。

在留資格ごとに審査のポイントが異なるため、理由書で重点的に説明すべき内容も変わります。主要な在留資格別のポイントをご説明いたします。

本記事でお伝えした内容を振り返り、質の高い理由書作成のエッセンスをまとめます。