【ChatGPT×行政書士】入管手続をAIでどう効率化するか？文書作成・翻訳の活用実例

はじめに

こんにちは、行政書士しかま事務所の鹿間英樹です。当事務所では、外国人の方々の在留資格申請サポートを中心に、多くの入管業務に携わってまいりました。

近年、ChatGPTをはじめとする生成AIが社会の様々な分野で急速に普及し、私たち行政書士業界においても、その活用可能性が注目されています。特に、書類作成や多言語対応が求められる入管業務は、AIの力を借りることで大きく効率化できる可能性を秘めています。

そこで本記事では、入管手続きにおいてAIをどのように「道具」として活用し、業務効率化とサービス向上を図れるか、具体的な「文書作成」と「翻訳」の場面を中心に、活用実例、メリット、そして最も重要な注意点・限界を専門家の視点から解説します。

AI（ChatGPT等）とは？行政書士業務への応用可能性

ChatGPTをはじめとする生成AIは、膨大なデータから学習し、人間のような自然な文章を生成する能力を持っています。具体的には以下のような機能が入管業務に応用可能です

• 自然な文章の生成と編集
• 複雑な情報の要約と整理
• 多言語間の翻訳と言語理解
• 質問に対する回答の生成
• 文書のフォーマット案やアイデアの提案

入管手続きは、申請書類の多様性・複雑性、個別事情の聴取と説明の重要性、そして多言語対応の必要性という特徴があります。これらの領域においてAIは、行政書士の「アシスタント」として貢献できる可能性を秘めています。

活用実例１：入管手続きにおける「文書作成」の効率化

理由書・申立書等のドラフト（下書き）作成支援

在留資格申請において、理由書、経緯説明書、嘆願書など、個別事情を詳細に記述する必要がある文書は、作成に時間と労力を要します。こうした文書の初期ドラフト作成にAIを活用することで効率化が図れます。

具体的な活用例

• 配偶者ビザ申請の交際経緯説明書：クライアントからヒアリングした出会いから結婚に至るまでの経緯（出会った場所、交際期間、プロポーズの状況など）の要点をAIに指示し、時系列に沿った自然な文章のドラフトを生成させる。
• 就労ビザの採用理由書：採用企業が外国人材を必要とする背景、応募者の専門性や能力が業務にどう合致するかという情報をAIに指示し、論理的で説得力のある文書の骨格を作成させる。
• 在留期間更新許可申請の活動実績報告：前回の許可から現在までの活動状況について、要点をAIに入力し、簡潔かつ具体的な実績報告の文章案を生成させる。

事業計画書（経営・管理ビザ等）のたたき台作成

経営管理ビザの申請や、高度人材ポイント制における「事業における革新性」の説明などでは、事業計画書の作成が必要になります。AIを活用することで、基本的な構成や文章の雛形を効率的に作成できます。

具体的な活用例

• 事業の概要、市場分析、競合分析、マーケティング戦略、収支計画などの基本項目について、クライアントの事業内容に関する基礎情報をAIに提供し、各セクションの一般的な構成案を生成させる。
• 業界特有の専門用語や表現方法、一般的な市場動向などをAIに確認し、より専門的で説得力のある事業計画書の作成に役立てる。

クライアントへの説明資料・案内文の標準化と個別対応補助

複雑な入管制度や必要書類の説明を分かりやすくクライアントに伝えるための資料作成も、AIが得意とする領域です。

具体的な活用例

• 各在留資格に必要な書類リストとその準備方法に関する説明資料のベースをAIで作成し、最新の法改正や実務上の重要ポイントを行政書士が追加・編集する。
• クライアントからよく寄せられる質問（FAQ）に対する回答例の作成。特に制度の一般的な説明部分をAIが下書きし、個別具体的なアドバイスを行政書士が追加する。

定型的な通知文・レター等のドラフト作成

クライアントへの進捗報告や書類提出依頼など、定型的なコミュニケーションのテンプレート作成にもAIを活用できます。

最重要ポイント
AIによって生成されたドラフトはあくまで「下書き」であり、行政書士による専門的知見に基づく大幅な加筆修正、事実関係の厳密な確認、法的整合性の担保、そして個別事情に合わせたカスタマイズが不可欠です。AIはあくまでも初期段階のアシスタントであり、最終的な文書の内容と法的正確性の責任は行政書士が負います。

活用実例２：入管手続きにおける「翻訳」関連業務のサポート

外国語資料の迅速な内容把握（概要翻訳・要約）

入管業務では、外国語の証明書や書類を扱うことが頻繁にあります。これらの内容を迅速に把握するためのツールとしてAIの翻訳機能が役立ちます。

具体的な活用例

• 外国の卒業証書、成績証明書、在職証明書などの概要把握のための仮訳
• 外国の婚姻証明書、出生証明書などの記載内容の確認
• 外国企業の登記情報や事業内容に関する資料の要約翻訳

申請書式や説明資料の項目の多言語での意味確認・説明補助

日本語で作成された申請書類や説明資料を外国人クライアントに説明する際、AIの翻訳機能が補助ツールとして活用できます。

具体的な活用例

• 在留資格申請書の各項目名や記入例の外国語への翻訳
• 書類の準備方法や申請手続きの流れに関する説明文の翻訳案作成
• 技能試験の内容や準備方法に関する資料の多言語化支援

簡単な定型的なコミュニケーション（メール等）の翻訳補助

外国人クライアントとのコミュニケーションにおいて、基本的なやり取りの翻訳補助としてAIを活用できます。

具体的な活用例

• 面談日程の調整や書類提出依頼などのシンプルなメール文面の翻訳
• 申請の進捗状況に関する簡単な報告の翻訳
• 一般的な質疑応答のサポート

最重要ポイント
AI翻訳はあくまで補助的・参考的な利用に限定すべきであり、特に公的証明書や契約書などの正式な翻訳として入管に提出するものは、プロの翻訳者による翻訳または公的な認証が必要な場合が多いことを強く認識する必要があります。また、AI翻訳は完璧ではなく、特に専門用語や文化的ニュアンス、複雑な文脈などで誤訳が生じる可能性があります。

AI活用による行政書士業務の具体的なメリット

圧倒的な時間短縮と業務効率の向上

AIを活用することで、特に定型的な文書作成、情報収集、翻訳の初期作業にかかる時間を大幅に削減できます。例えば、理由書の基本構成の作成や、外国語資料の概要把握などが短時間で完了するため、全体としての業務効率が飛躍的に向上します。

生産性の飛躍的向上

業務効率化により生み出された時間を活用して、より多くの案件に対応できるようになるか、あるいは一件あたりの案件により深く時間をかけて質の高いサービスを提供することが可能になります。特に入管業務の繁忙期には、この時間的余裕が大きな差を生み出します。

創造的・戦略的業務への注力シフト

単純作業やルーティンワークをAIに委ねることで、行政書士はより高度な法的判断、個別事案の戦略立案、クライアントとの深いコミュニケーション、新規サービスの開発といった付加価値の高い業務に集中できるようになります。これは単なる効率化を超えた、業務の質的転換をもたらします。

情報アクセシビリティの向上

AIを活用することで、膨大な情報源からの関連情報収集・整理が容易になります。入管法令の改正情報、審査傾向、関連判例など、常に最新の情報を効率的に収集・整理することで、より的確なアドバイスがクライアントに提供できるようになります。ただし、収集した情報のファクトチェックは必須です。

AI活用における行政書士としての絶対的な注意点と倫理的課題

① 最終的な法的判断と業務遂行責任の所在

AIは現時点では法的助言や最終判断を行う能力を持っていません。AIはあくまでツールであり、すべての作成物、助言、業務遂行に対する法的責任は、専門資格者である行政書士自身が負います。この点は絶対的な前提として認識しておく必要があります。

特に入管業務では、法令の解釈や個別事案への適用、戦略的な申請方針の決定など、専門家としての経験と判断が不可欠な部分が多く、これらをAIに委ねることはできません。AIの出力内容は必ず行政書士がチェックし、専門的判断を加える必要があります。

② 情報の正確性・最新性の担保義務

AIの学習データは常に最新かつ正確とは限らず、特に入管分野では頻繁な法改正や運用変更があります。AIが提供する情報が古いデータに基づいている可能性や、誤った情報を含んでいる可能性を常に念頭に置き、最新の法令・通達・審査基準に基づいて内容を検証する必要があります。

例えば、特定技能制度や高度人材ポイント制など比較的新しい制度や、コロナ禍以降の特例措置などについては、AIの情報が不正確または古い可能性が高いため、特に注意が必要です。

③ 依頼者の機密情報・個人情報の厳格な保護

クライアントから預かる機密情報や個人情報をAIに入力する際には、重大なセキュリティリスクとプライバシー保護の問題が生じます。利用するAIツールの利用規約・プライバシーポリシーを十分に確認し、以下のような対策を講じる必要があります

• 個人を特定できる情報（氏名、生年月日、パスポート番号など）を匿名化または仮名化してからAIに入力する
• 機密性の高い情報はAIに入力しない判断も必要
• クライアントの情報をAIに入力する際には、事前に同意を得ることを検討する
• 企業秘密や戦略的情報を含む内容については特に慎重に扱う

行政書士法上の守秘義務との関係で、外部AIツールの利用が守秘義務違反となりうるケースも想定されるため、情報の性質に応じた適切な判断が求められます。

④ 個別具体的な事案への対応限界と画一化のリスク

AIは一般的なパターンや学習データに基づいて応答するため、複雑な個別事案への深い理解や、申請人の状況に合わせたオーダーメイドの戦略立案、微妙なニュアンスの汲み取りには限界があります。

特に入管業務では、申請人一人ひとりの背景、事情、将来計画などが千差万別であり、これらを十分に考慮した対応が必要です。AIによる画一的な対応は、個別最適な解決策の提示を妨げる可能性があるため、常に行政書士の専門的判断と個別対応の視点を優先すべきです。

⑤ 著作権・倫理的問題への配慮

AIによる文書生成においては、著作権問題や倫理的配慮も重要です。特に他者の著作物や表現と類似した内容が生成される可能性があるため、最終的な文書が適切な独自性を持つよう確認する必要があります。また、AIの出力内容が法的・倫理的に問題ないかの確認も行政書士の責任です。

行政書士しかま事務所としてのAIとの向き合い方

当事務所では、AI技術を「万能の解決策」としてではなく、行政書士業務を支援する有用な「道具」として捉え、以下の方針に基づいて活用を進めています。

• 専門性の維持・向上を前提とした活用：AIはあくまで行政書士としての専門性を補完するツールであり、代替するものではないという認識のもと、専門知識と経験の継続的な向上に努めています。
• クライアント情報の保護を最優先：個人情報や機密情報の取り扱いには細心の注意を払い、必要に応じて匿名化処理などを行った上でAIツールを利用しています。
• 成果物の品質と正確性の徹底確認：AIを活用して作成した文書は、必ず行政書士が内容を精査し、法的正確性、最新性、個別事案への適合性を確認しています。
• 効率化による時間創出をクライアントサービス向上へ：AI活用による効率化で生まれた時間を、より深いヒアリングや細やかなフォローアップなど、人間にしかできない価値提供に充てることを心がけています。

まとめ：AIは「アシスタント」、判断と責任は行政書士にあり

生成AIは、行政書士の入管手続き業務を効率化する大きな可能性を秘めたツールです。特に文書作成や翻訳のサポートにおいて、その能力を適切に活用することで、業務効率の飛躍的な向上が期待できます。

しかし、AIはあくまで「ツール」であり、行政書士の専門的知識、経験、倫理観に裏打ちされて初めて真価を発揮するものです。AIを「万能の解決策」と過信せず、その能力と限界を正確に理解した上で、賢く使いこなすことが重要です。

最終的には、人間の専門家である行政書士が、クライアントの個別事情に寄り添い、深い理解と専門知識に基づいた質の高いサービスを提供することが、AI時代においても変わらぬ価値として求められています。

おわりに

行政書士しかま事務所では、最新のテクノロジー動向も注視しつつ、専門家としての深い知見と丁寧なヒアリングに基づいたサポートで、皆様の入管手続きを強力に支援しています。

入管手続きに関するご相談、AI時代における行政書士の役割などについてご関心のある方は、ぜひ当事務所へお気軽にお問い合わせください。一人ひとりのクライアントに最適なソリューションをご提供いたします。

※本記事は2025年6月時点の情報に基づく考察です。AI技術や入管法令は急速に変化するため、最新情報の確認をお勧めします。また、本記事は一般的な情報提供を目的としており、個別の状況における法的アドバイスを構成するものではありません。具体的なAIツールの利用や法的判断については、各自の責任において行ってください。