在留資格申請で「追加資料提出通知書」が届いた時の正しい対応と、許可を勝ち取るためのポイント

在留資格申請で「追加資料提出通知書」が届いた時の正しい対応と、許可を勝ち取るためのポイント | 行政書士しかま事務所

在留資格申請で「追加資料提出通知書」が届いた時の正しい対応と、許可を勝ち取るためのポイント

読了時間:約12分 2025年6月22日更新

この記事を読むとわかること

  • 「追加資料提出通知書」が届いたことの本当の意味
  • 通知書から入管審査官の「懸念点」を読み解く方法
  • 要求された資料を準備する際の具体的な注意点
  • 許可の可能性を高める「説明書(理由書)」の戦略的な書き方
  • 提出期限に間に合わない場合の正しい対処法

ある日、入管から封筒が…こんな時、どうすれば?

「入管から通知が来た!これって不許可のサイン?」

「要求された書類の意味がよく分からない…」

「ただ書類を送るだけでいいの?何か説明も必要?」

「もし提出期限に間に合わなかったら、どうなるんだろう?」

「この状況からでも、許可をもらえる可能性はあるの?」

1. はじめに:「追加資料提出通知書」は不許可の予告ではない!

こんにちは。行政書士しかま事務所の代表行政書士です。当事務所では、特定技能ビザや技術・人文知識・国際業務ビザ、配偶者ビザなど、様々な在留資格申請のサポートを専門として日々業務を行っております。

在留資格の申請を行った後、入国管理局から「追加資料提出通知書」や「資料提出通知書」が届いた瞬間、多くの申請者の方が「ドキッ」とされることでしょう。「もしかして不許可の前兆?」「書類に何か問題があったのでは?」といった不安に駆られるお気持ちは、私も数多くの相談を受ける中で十分に理解しております。

重要なポイント

しかし、この通知書は決して「不許可の予告」ではありません。むしろ、「審査官があなたの申請を真剣に審査し、判断材料が不足している点を教えてくれている」という、許可に向けたコミュニケーションの機会と捉えることが重要です。

実際のところ、2025年現在の入管審査の実務においては、追加資料の要請は決して珍しいことではなく、適切に対応することで許可に繋がるケースが数多く存在します。本記事では、この通知書にどう向き合い、どのような戦略で対応すれば許可の可能性を最大限に高められるのか、その具体的な方法を専門家の視点から詳しく解説してまいります。

2. なぜ追加資料が求められる?審査官の「意図」を読み解く

追加資料提出通知書が送付される背景には、審査官の明確な意図があります。この意図を正確に理解することが、効果的な対応の第一歩となります。

① 事実確認

申請内容(交際経緯、職務内容など)の客観的な裏付けを求めている状況です。

② 要件適合性の確認

在留資格の法的要件(収入要件、学歴と職務の関連性など)を満たしているかの確認です。

③ 状況変化の確認

申請後の転職、転居、婚姻関係の変化など、現況の把握を目的としています。

④ 申請内容への疑義・懸念

提出書類に矛盾点や不自然な点があり、その合理的な説明を求めている状況です。

対応の基本原則

「何を要求されたか」から「審査官が何を懸念しているか」を推測することが、的確な対応の基礎となります。単なる書類の収集ではなく、審査官の視点に立った戦略的な対応が求められます。

3. 【ケース別】要求されやすい追加資料とその背景にある懸念

配偶者ビザ(日本人の配偶者等)の場合

要求資料例

  • • 通話記録・SNSメッセージ履歴
  • • 追加のスナップ写真
  • • 家計簿・共同通帳
  • • 賃貸契約書・住民票

審査官の懸念

婚姻の真実性や同居・生計の一体性について、より具体的な証拠による確認を求めています。

技術・人文知識・国際業務ビザの場合

要求資料例

  • • 詳細な職務内容説明書
  • • 会社組織図・事業概要
  • • 学歴と職務の関連性説明資料
  • • 給与水準の根拠資料

審査官の懸念

職務内容の専門性、企業の安定性、日本人との均等待遇などの要件適合性について確認を求めています。

永住許可申請の場合

要求資料例

  • • 追加の課税・納税証明書
  • • 年金・健康保険納付証明
  • • 補足説明書・理由書
  • • 身元保証人の追加資料

審査官の懸念

公的義務履行状況、独立生計要件、日本社会への定着性について、より詳細な確認を求めています。

注意:2025年現在、永住申請については他の在留資格申請と異なり、追加資料通知なしに不許可となるケースもあります。初回申請時の書類準備がより重要になっています。

4. 正しい対応の3ステップ:期限確認・資料準備・説明書作成

1

提出期限の確認と管理

通知書に記載された提出期限は絶対的なものです。まずはカレンダーに記入し、逆算して作業スケジュールを組み立てましょう。期限は通常2週間程度ですが、書類によってはより短い場合もあります。

2

要求された資料の正確な準備

指示された内容を正確に理解し、漏れなく準備することが重要です。公的証明書など取得に時間がかかるものは最優先で手配しましょう。

注意:「○○に関する資料」といった抽象的な要求の場合は、入管に電話で具体的な内容を確認することをお勧めします。

3

【超重要】追加資料を補足する「説明書(理由書)」の作成

単に書類を提出するだけでは不十分です。なぜその書類を提出するのか、審査官の懸念にどう答えるのかを記述した説明書の添付が、申請の成否を分ける重要な要素となります。

5. 【最重要】許可を勝ち取る!「説明書(理由書)」の戦略的作成術

この説明書が申請の成否を分ける可能性があります

多くの申請者が見落としがちですが、追加資料と併せて提出する「説明書(理由書)」こそが、審査官の心証を大きく左右する重要な書面となります。

作成のポイント

冒頭部分の明確化

どの申請に関する、どの通知書(受付番号・日付)に対する回答であるかを明確に記載し、審査官が即座に内容を把握できるようにします。

懸念への先回り回答

審査官が疑問に思っているであろう点を推測し、誠実かつ論理的に説明します。相手の立場に立った説明が重要です。

提出資料の説明と根拠

なぜその資料を提出するのか、その資料が何を証明しているのかを具体的に記述し、証拠価値を明確にします。

一貫性の確保

当初提出した申請内容と矛盾がないよう注意深く確認します。もし矛盾がある場合は、その理由を合理的に説明します。

感謝と真摯な姿勢

審査の機会を与えてくれたことに感謝を示し、在留を希望する真摯な姿勢を表現します。

重要な注意点:言い訳や反論に終始するのではなく、客観的な事実と証拠に基づいて冷静に説明することが重要です。感情的な表現は避け、法的要件に照らした論理的な構成を心がけましょう。

6. 提出期限に間に合わない!そんな時の対処法

絶対にやってはいけないこと

期限に間に合わないからといって、無断で提出を遅らせることは絶対に避けてください。これは審査に著しく不利な影響を与え、不許可となる可能性を大幅に高めます。

正しい対処法

1. 即座に連絡
間に合わないと分かった時点で、放置せずすぐに入国管理局の担当審査官に電話で連絡します。

2. 理由の明確な説明
遅れる理由を具体的かつ正直に説明します。曖昧な説明は印象を悪くします。

3. 新しい提出期限の相談
いつまでに提出できるかの具体的な日程を提案し、延長許可を求めます。

延長が認められやすい理由の例

  • • 海外から書類を取り寄せるのに時間がかかる
  • • 公的機関の証明書発行に予想以上の時間を要している
  • • 申請者本人の入院や重篤な病気
  • • 自然災害等の不可抗力による影響

7. まとめ:追加資料提出は、あなたの申請を補強する最後のチャンス

最後のプレゼンテーションの機会

「追加資料提出通知書」は、申請の弱点を補強し、審査官の懸念を払拭するための、いわば「最後のプレゼンテーションの機会」です。この機会を最大限に活かし、誠実かつ的確に対応することが、許可を勝ち取るための鍵となります。

成功のための3つの要素

  1. 1. 正確な現状把握 - 審査官が何を懸念しているかの的確な分析
  2. 2. 戦略的な対応 - 単なる書類提出ではない、説得力のある説明
  3. 3. 迅速な行動 - 期限を守り、誠実な姿勢で臨むこと

2025年現在の入管審査は、以前と比較して更に慎重かつ詳細な検討が行われる傾向にあります。しかし、これは同時に、十分な準備と適切な対応により許可を獲得できる機会でもあります。

一人で対応することに不安を感じたり、専門的な判断が必要な場面では、迷わず入管業務に精通した行政書士の力を借りることをお勧めします。専門家のサポートにより、許可の可能性を最大限に高めることができます。

行政書士しかま事務所の「追加資料提出」緊急サポート

行政書士しかま事務所では、在留資格申請後の「追加資料提出通知書」への対応サポートに豊富な経験と専門知識を有しております。特定技能ビザや技術・人文知識・国際業務ビザ、配偶者ビザなど、様々な在留資格に対応可能です。

通知書の内容分析

審査官の「真の意図・懸念点」を的確に把握し、効果的な対応戦略を立案します。

資料収集アドバイス

必要な追加資料のリストアップと効率的な収集方法をご提案します。

戦略的理由書作成

許可の可能性を最大限に高めるための、説得力のある説明書を作成代行します。

入管との交渉代行

期限延長が必要な場合の入管との交渉も代行いたします。

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• 不許可になるのが怖い
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免責事項:本記事は2025年6月22日時点の入管法及び関連法規、審査運用に基づいて作成されており、一般的な情報提供を目的としています。個々のケースにより状況は異なりますので、具体的な申請については必ず入国管理局や専門家にご相談ください。法令の改正により内容が変更される場合があります。

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